1. Wyznaczanie celów i monitorowanie postępów
Nie bez powodu od tego zaczynam. Po prostu uważam to za kluczowe. Projekty ogrodów to nie są usługi, które można zrealizować w przeciągu tygodnia czy dwóch. Zajmują sporo czasu. To oznacza, że w skali roku zrobisz ich określoną ilość. Mając założenia co do wyniku finansowego, jaki w skali roku chcesz osiągnąć (zachęcam do robienia takich założeń) Twoim celem jest wykonanie określonej ilości projektów w skali roku. Ich ilość powinna być realna. Nie chodzi o to, aby założyć sobie wskaźniki z kosmosu. Cele powinny być SMART:
specific- określony, czyli jasny i konkretny, opisany precyzyjnie np. zrobię w 2020 roku 25 projektów
measurable- mierzalne, a więc określone jakąś miarą, dzięki czemu możesz monitorować ich wykonanie
achievable- możliwe do osiągnięcia, czyli realne, biorąc pod uwagę twoje możliwości,
relevant- czyli zgodne z twoją strategią i w ogólnym rozrachunku przybliżające cię do osiągnięcia zamierzonych rezultatów, zgodne z twoją misją i wizją, oraz wartościami twojej marki,
time oriented- określony jest dla nich horyzont czasowy, np. rok.
Robiąc sobie założenia dotyczące tego, ile projektów robisz w ciągu roku i jakie osiągniesz dzięki temu przychody, możesz na bieżąco monitorować swoje postępy. Być może jesteś z tych, co działają z wysokiego “C”. Być może zaciśniesz pośladki, staniesz na rzęsach i roczne cele osiągniesz w październiku, a reszta roku upłynie Ci na urlopie. Ale może dzięki takiemu podejściu, po kilku miesiącach spostrzeżesz się, że Twoje cele są odległe. Możesz wtedy zareagować, podjąć dodatkowe działania, np. nie mając klientów zaplanować działania reklamowe i promocyjne. Albo monitorując przychody, zweryfikować strategię cenową i charakter projektów, których się podejmujesz. Warto nad tym panować. Kiedy znalazłam się w sytuacji, że byłam w trakcie 9 projektów, z których dwa ciągnęły się przez pół roku, postanowiłam ogarnąć się lepiej. Dwa razy zastanawiam się, zanim zaangażuję się w projekt, analizując ile zajmie mi on czasu. Coraz częściej rezygnuję z bardzo małych zleceń, które z pozoru szybkie do zrobienia, nie raz zaskoczyły mnie tym, ile trwały i jak mocno były absorbujące. Pracuję też nad tym, aby komunikować klientom ile projekt potrwa, zwłaszcza, jeśli trafiają do mnie na początku budowy domu i wiem, że nie będą mieli ciśnienia, aby szybko sfinalizować projekt. Nie dopuszczam do przeciągania się projektów na długie miesiące, bo to odbiło mi się nie raz czkawką. Kiedy Inwestorzy wracali do tematu po paru miesiącach, w zasadzie zaczynaliśmy pracę od nowa. Finalnie, miałam z tymi projektami dużo więcej pracy niż przy płynnej współpracy, a mój harmonogram pracy rocznej leżał pokonany na łopatkach.
2. Tworzenie harmonogramu projektu
Kiedyś unikałam podawania klientom dat i terminów realizacji projektu, bo sądziłam, że to będzie dla mnie niewygodne i zabierze mi pewną elastyczność. Byłam w bardzo dużym błędzie, a takie działanie sprawiało, że klienci, którym nie spieszyło się z projektem, ciągnęli sprawę i miesiącami i wielokrotnie zastanawiali się nad tymi samymi problemami. Obecnie jasno komunikuję klientom czas trwania projektu, i dzięki temu praca idzie sprawniej. Jeśli mają jakieś “wstrzymywacze”, np. nie mogą tygodniami zdecydować się na kostkę na podjazd, staram się przyspieszyć ich decyzję, albo proponuję, aby przyjąć jakiś materiał, a jeśli w przyszłości zmienią decyzję zawsze mogą się do mnie odezwać, abym to uwzględniła w projekcie, oczywiście jako dodatkowe zlecenie. Trzymanie się harmonogramów projektu nie jest łatwe, ale pozwala lepiej organizować swoją codzienność, planować urlop czy wyjazdy. Pozwala również trzymać się realizacji rocznych planów (patrz, punkt 1). Przykładowy harmonogram projektu, czyli podział na etapy z długością ich trwania, możesz przedstawiać klientom już w ofercie. To dobra praktyka, bo od razu wiedzą, ile czasu to potrwa, zatem za ile czasu muszą być gotowi, aby dokonać końcowej płatności za projekt. Jeśli finanse są jakąś przeszkodą, dzięki określeniu czasu trwania projektu unikniesz klientów, którzy wiedzą, że będą mieli kłopot z rozliczeniem, ale zakładają, że skoro to potrwa dość długo, zdążą sprawę ogarnąć.
3. Szablon oferty dla klienta
To, że jesteś jednoosobową firmą oznacza, że masz naprawdę sporo na głowie. Warto zainwestować swój czas w to, aby zautomatyzować w pewnym stopniu pewne powtarzalne procesy, które wykonujesz. Jest takim np. tworzenie oferty dla klienta. Nie musisz jej przecież każdorazowo szukać w starych wysłanych mailach, albo pisać od zera. Warto stworzyć sobie szablon oferty, w ramach którego będziesz się poruszać. Co może zawierać taki szablon:
a. proponowany zakres projektu : opisz, jakie rysunki i opracowania wchodzą w zakres projektu (jeśli przedstawiasz rzuty i kłady rysunków małej architektury, plany nawierzchni utwardzonych czy instalacji- napisz o tym, inwestorzy często kompletnie nie mają świadomości, z jakich elementów powinien składać się projekt ogrodu);
b. harmonogram realizacji projektu: podział na etapy z proponowanym czasem ich wykonania, proponowaną cenę za projekt (oczywiście bez słowa “proponowana”, bo to zaproszenie do negocjacji)
c. zasady rozliczeń: jeśli wymagasz zaliczki, napisz o tym, jeśli płatność dzielisz na etapy- opisz jakie, warto także napisać, w jaki sposób chcesz się rozliczyć, np. przelewem na wskazane konto bankowe;
d. w kilku słowach możesz przedstawić swoje przemyślenia dot. projektu- pozwoli to Inwestorom poczuć, że anagażujesz się już przed podpisaniem umowy i masz już pewne pomysły. Nie pisz za dużo, ale postaraj się podkreślić, jak odczytujesz potrzeby i życzenia Inwestorów i jak czujesz charakter przyszłego ogrodu. Zarysuj wyzwania, jeśli są takie w projekcie, ale raczej w postaci ciekawego zadania, którego nie możesz się doczekać, niż problemu, z którym podejmujesz się mierzyć.
przedstaw przykładowe wizualizacje- warto, aby Inwestorzy wiedzieli, jak wyglądają przedstawiane przez Ciebie wizualizacje, będą dzięki temu wiedzieć, czego się spodziewać;
e. jeśli masz jakieś zasady współpracy- zakomunikuj je. Ja np. piszę, że punktem wyjścia do właściwej części projektu jest dla mnie zatwierdzona koncepcja projektowa- podział funkcjonalny przestrzeni i brefing z wytycznymi do projektu oraz wybrana do projektu baza roślin. Jeśli na dalszych etapach Inwestorzy chcąc powrócić do koncepcji projektu i dokonać zmian, wyceniam to jako dodatkowe prace. Odkąd stosuję ten zapis- nigdy nie miałam problemu z tym, że Inwestorzy zmienili zdanie i zmieniają pierwotne założenia. Wcześniej zdarzyło mi się to kilkukrotnie.