Projektowanie ogrodów to praca, w której najbardziej cennym zasobem projektanta jest jego czas. Możesz się rozwijać, zdobywać coraz więcej zleceń i klientów, ale i tak docelowo sfinalizujesz tylko tyle projektów, na ile pozwoli Ci poświęcony na tą pracę czas, a to z kolei ma bezpośrednie przełożenie na to, ile zarobisz i jakie osiągniesz wyniki. I dlatego właśnie warto wdrażać w swojej pracy rozwiązania, które pozwolą Ci się lepiej zorganizować i pracować wydajniej, efektywniej, a przez to osiągać lepsze wyniki, a także gospodarować swoim czasem w taki sposób, aby nie zabrakło Ci go na regenerację, hobby czy spędzanie czasu z bliskimi.  Wykonując wolny zawód i będąc swoim własnym szefem swobodnie dysponujesz swoim czasem. Nie tylko projektujesz, ale zdobywasz zlecenia i nimi zarządzasz. I to jest wielka zaleta samozatrudnienia, ale jednocześnie duże wyzwanie. Nie zawsze bycie bardzo zajętym idzie w parze z osiąganiem wyników. Poniżej opisuję 10 moich, przetestowanych na własnej skórze sposobów na to, aby osiągać rezultaty, a nie tylko być zapracowanym.

______________________________________

 1. Wyznaczanie celów i monitorowanie postępów

Nie bez powodu od tego zaczynam. Po prostu uważam to za kluczowe. Projekty ogrodów to nie są usługi, które można zrealizować w przeciągu tygodnia czy dwóch. Zajmują sporo czasu. To oznacza, że w skali roku zrobisz ich określoną ilość. Mając założenia co do wyniku finansowego, jaki w skali roku chcesz osiągnąć (zachęcam do robienia takich założeń) Twoim celem jest wykonanie określonej ilości projektów w skali roku. Ich ilość powinna być realna. Nie chodzi o to, aby założyć sobie wskaźniki z kosmosu. Cele powinny być SMART:

specific- określony, czyli jasny i konkretny, opisany precyzyjnie np. zrobię w 2020 roku 25 projektów

measurable- mierzalne, a więc określone jakąś miarą, dzięki czemu możesz monitorować ich wykonanie

achievable- możliwe do osiągnięcia, czyli realne, biorąc pod uwagę twoje możliwości,

relevant- czyli zgodne z twoją strategią i w ogólnym rozrachunku przybliżające cię do osiągnięcia zamierzonych rezultatów, zgodne z twoją misją i wizją, oraz wartościami twojej marki,

time oriented- określony jest dla nich horyzont czasowy, np. rok.

Robiąc sobie założenia dotyczące tego, ile projektów robisz w ciągu roku i jakie osiągniesz dzięki temu przychody, możesz na bieżąco monitorować swoje postępy. Być może jesteś z tych, co działają z wysokiego “C”. Być może zaciśniesz pośladki, staniesz na rzęsach i roczne cele osiągniesz w październiku, a reszta roku upłynie Ci na urlopie. Ale może dzięki takiemu podejściu, po kilku miesiącach spostrzeżesz się, że Twoje cele są odległe. Możesz wtedy zareagować, podjąć dodatkowe działania, np. nie mając klientów zaplanować działania reklamowe i promocyjne. Albo monitorując przychody, zweryfikować strategię cenową i charakter projektów, których się podejmujesz. Warto nad tym panować. Kiedy znalazłam się w sytuacji, że byłam w trakcie 9 projektów, z których dwa ciągnęły się przez pół roku, postanowiłam ogarnąć się lepiej. Dwa razy zastanawiam się, zanim zaangażuję się w projekt, analizując ile zajmie mi on czasu. Coraz częściej rezygnuję z bardzo małych zleceń, które z pozoru szybkie do zrobienia, nie raz zaskoczyły mnie tym, ile trwały i jak mocno były absorbujące. Pracuję też nad tym, aby komunikować klientom ile projekt potrwa, zwłaszcza, jeśli trafiają do mnie na początku budowy domu i wiem, że nie będą mieli ciśnienia, aby szybko sfinalizować projekt. Nie dopuszczam do przeciągania się projektów na długie miesiące, bo to odbiło mi się nie raz czkawką. Kiedy Inwestorzy wracali do tematu po paru miesiącach, w zasadzie zaczynaliśmy pracę od nowa. Finalnie, miałam z tymi projektami dużo więcej pracy niż przy płynnej współpracy, a mój harmonogram pracy rocznej leżał pokonany na łopatkach.

2. Tworzenie harmonogramu projektu

Kiedyś unikałam podawania klientom dat i terminów realizacji projektu, bo sądziłam, że to będzie dla mnie niewygodne i zabierze mi pewną elastyczność. Byłam w bardzo dużym błędzie, a takie działanie sprawiało, że klienci, którym nie spieszyło się z projektem, ciągnęli sprawę i miesiącami i wielokrotnie zastanawiali się nad tymi samymi problemami. Obecnie jasno komunikuję klientom czas trwania projektu, i dzięki temu praca idzie sprawniej. Jeśli mają jakieś “wstrzymywacze”, np. nie mogą tygodniami zdecydować się na kostkę na podjazd, staram się przyspieszyć ich decyzję, albo proponuję, aby przyjąć jakiś materiał, a jeśli w przyszłości zmienią decyzję zawsze mogą się do mnie odezwać, abym to uwzględniła w projekcie, oczywiście jako dodatkowe zlecenie. Trzymanie się harmonogramów projektu nie jest łatwe, ale pozwala lepiej organizować swoją codzienność, planować urlop czy wyjazdy. Pozwala również trzymać się realizacji rocznych planów (patrz, punkt 1). Przykładowy harmonogram projektu, czyli podział na etapy z długością ich trwania, możesz przedstawiać klientom już w ofercie. To dobra praktyka, bo od razu wiedzą, ile czasu to potrwa, zatem za ile czasu muszą być gotowi, aby dokonać końcowej płatności za projekt. Jeśli finanse są jakąś przeszkodą, dzięki określeniu czasu trwania projektu unikniesz klientów, którzy wiedzą, że będą mieli kłopot z rozliczeniem, ale zakładają, że skoro to potrwa dość długo, zdążą sprawę ogarnąć.

3. Szablon oferty dla klienta

To, że jesteś jednoosobową firmą oznacza, że masz naprawdę sporo na głowie. Warto zainwestować swój czas w to, aby zautomatyzować w pewnym stopniu pewne powtarzalne procesy, które wykonujesz. Jest takim np. tworzenie oferty dla klienta. Nie musisz jej przecież każdorazowo szukać w starych wysłanych mailach, albo pisać od zera. Warto stworzyć sobie szablon oferty, w ramach którego będziesz się poruszać. Co może zawierać taki szablon:
a. proponowany zakres projektu : opisz, jakie rysunki i opracowania wchodzą w zakres projektu (jeśli przedstawiasz rzuty i kłady rysunków małej architektury, plany nawierzchni utwardzonych czy instalacji- napisz o tym, inwestorzy często kompletnie nie mają świadomości, z jakich elementów powinien składać się projekt ogrodu);
b. harmonogram realizacji projektu: podział na etapy z proponowanym czasem ich wykonania, proponowaną cenę za projekt (oczywiście bez słowa “proponowana”, bo to zaproszenie do negocjacji)
c. zasady rozliczeń: jeśli wymagasz zaliczki, napisz o tym, jeśli płatność dzielisz na etapy- opisz jakie, warto także napisać, w jaki sposób chcesz się rozliczyć, np. przelewem na wskazane konto bankowe;
d. w kilku słowach możesz przedstawić swoje przemyślenia dot. projektu- pozwoli to Inwestorom poczuć, że anagażujesz się już przed podpisaniem umowy i masz już pewne pomysły. Nie pisz za dużo, ale postaraj się podkreślić, jak odczytujesz potrzeby i życzenia Inwestorów i jak czujesz charakter przyszłego ogrodu. Zarysuj wyzwania, jeśli są takie w projekcie, ale raczej w postaci ciekawego zadania, którego nie możesz się doczekać, niż problemu, z którym podejmujesz się mierzyć.
przedstaw przykładowe wizualizacje- warto, aby Inwestorzy wiedzieli, jak wyglądają przedstawiane przez Ciebie wizualizacje, będą dzięki temu wiedzieć, czego się spodziewać;
e. jeśli masz jakieś zasady współpracy- zakomunikuj je. Ja np. piszę, że punktem wyjścia do właściwej części projektu jest dla mnie zatwierdzona koncepcja projektowa- podział funkcjonalny przestrzeni i brefing z wytycznymi do projektu oraz wybrana do projektu baza roślin. Jeśli na dalszych etapach Inwestorzy chcąc powrócić do koncepcji projektu i dokonać zmian, wyceniam to jako dodatkowe prace. Odkąd stosuję ten zapis- nigdy nie miałam problemu z tym, że Inwestorzy zmienili zdanie i zmieniają pierwotne założenia. Wcześniej zdarzyło mi się to kilkukrotnie.

4. Szablon briefingu z klientem

Briefing z klientem to bazowy zestaw wytycznych do projektu- będących podstawą i punktem wyjścia do dalszego projektowania. Zanim przystępuję do koncepcji projektowej, sporządzam taki brefing i wysyłam go mailem do wiadomości dla Inwestora, z prośbą o zatwierdzenie bądź dokonanie zmian. W wytycznych znajdują się następujące informacje: wymagania klientów określone na spotkaniu, elementy/wyposażenie/ atrakcje- które chcą, aby znalazły się w projektowanym ogrodzie, sugestie dotyczące kolorystyki, materiałów, stylu, specjalne wymagania (osoby niepełnosprawne, dzieci, alergie) itp. To tak naprawdę pełen zestaw informacji, które biorę pod uwagę przy dalszej pracy, a zatwierdzenie ich przez Inwestora pozwala uniknąć niedomówień albo zmiany zdania za jakiś czas i przepychanek. Warto przygotować sobie szablon takiego briefingu, i wypełniać go dla każdego projektu. Jeśli Inwestorzy przekażą Ci jakieś inspiracje, zdjęcia tego, co im się podoba albo gatunki roślin, które chcieliby mieć w swoim ogrodzie, to właśnie w briefingu jest miejsce na te informacje.

5. System prowadzenia notatek ze spotkań

Przez wiele lat prowadziłam chaotyczne notatki ze spotkań. Zapisywałam ustalenia ze spotkań co rusz to w innym miejscu: na rysunkach, w notatniku, w kalendarzu albo na przypadkowej kartce, którą miałam akurat pod ręką. O ile nie siadałam do wprowadzania tych zmian od razu tylko po kilku dniach, ogarnięcie tych kartek i karteluszek było dla mnie udręką. Nie raz coś zgubiłam i wprowadzałam zmiany bazując tylko na tym, co zapamiętałam. W tej chwili stosuję system zeszytowy. Mam specjalnie na notatki dla projektów przeznaczony zeszyt A4. Notatki dotyczące wszystkich projektów mam w ten sposób w jednym miejscu. Wertuję kilka kartek, znajduję notatki dot. konkretnego projektu opisane datą i działam. Staram się również w ten zeszyt notować uwagi klientów przekazywane telefonicznie. Przez jakiś czas prowadziłam też teczki dla każdego projektu, ale było to dla mnie mniej wygodne rozwiązanie. Tak naprawdę każdy może to rozwiązać w inny sposób, byleby działało. Jeśli wpadniesz na jakieś świetne rozwiązanie, daj koniecznie znać. 

6. Osobny dzień na spotkania

Większość pracy wykonuję przy komputerze, ale spotkania z klientami również są potrzebne. Nie lubię odrywać się od pracy. Kiedy jestem w trakcie projektu i mocno się w niego wkręcę, nie ma nic gorszego niż w trakcie dnia popędzić na drugi koniec miasta na spotkanie, wrócić i próbować kontynuować. Z tego powodu staram się tak umawiać spotkania z klientami, aby możliwie jak najwięcej załatwić ich w zbliżonym czasie. Planując tydzień zakładam sobie jakiś dzień, np. wtorek, kiedy mogę planować spotkania. Kiedy mam ich tego dnia 2-3, dzień jest spisany na projektowe straty- mogę się zająć tylko jakimiś krótkimi zadaniami. Ale spotkania nie rozbijają mi pozostałych dni. A taki dzień na szybkie sprawy też się przydaje. To nie jest łatwy dzień, ale następne dzięki temu są dużo łatwiejsze.

7. Plan tygodnia

Już w piątek, kończąc pracę, planuję następny tydzień swoich działań. W specjalnym planerze wypisuję zadania na kolejny tydzień, ważne telefony czy emaile, które muszę wykonać, i inne rzeczy, o których powinnam pamiętać. Mając listę zadań na cały tydzień, rozdzielam je na poszczególne dni tygodnia. Takie planowanie jest niezbędne zwłaszcza, jeśli pracuje się nad kilkoma projektami na raz. Lubię taki system pracy, bo wymusza na mnie pewną regularność i nie daje mi miejsca na obsuwy. Nie ma lepszego uczucia, niż skreślić wszystkie pozycje przewidziane na dany dzień w planerze. Dzięki planowaniu pracy w piątek, w poniedziałek po prostu ruszam z kopyta, a nie zastanawiam się przez kilka godzin w co włożyć ręce, pracując chaotycznie nad wieloma sprawami na raz. Dobry plan to wg mnie podstawa. Pozwala mi też zgrywać plany zawodowe z planami mojej rodziny i planować wolny czas. Wiem, jak to brzmi, ale ja już wiem, że jeśli sobie czasu wolnego nie zaplanuję, to po prostu nie będę go mieć.

8. Zaplanowany czas na maile i telefony

Podobnie jak w przypadku spotkań, kumuluję telefony do wykonania i maile do napisania. Zamiast co chwila odrywać się od pracy i projektu, i pisać pojedyncze wiadomości, zbieram listę kontaktów do zrobienia i wyznaczam sobie godzinę na to, aby się z tym uporać. Zazwyczaj robię to po południu, kiedy od projektu przyda mi się mały odpoczynek. Dzwonię, piszę, robię stosowane notatki, umawiam spotkania- po godzince jestem ogarnięta i mogę działać dalej. I uwierz mi, robię tak teraz dlatego, że przez lata działałam chaotycznie. Teraz wiem, że jeśli dobrze zaplanuje się swoje zadania i zapanuje nad organizacją pracy, osiąga się lepsze rezultaty, a zajmują one mniej czasu. Czas to nasz najcenniejszy zasób. Traktuję go obecnie jak pieniądze- inwestuję tylko tam, gdzie widzę, że przyniesie mi to korzyści i przybliży do osiągnięcia długofalowych celów.

9. Efektywność pracy w domu

To jest temat rzeka. Od dawna pracuję w domu. Ma to bardzo dużo plusów, zwłaszcza, kiedy swoją pracę godzę z opieką nad dziećmi i zwykłymi, domowymi zadaniami. Ale jest też cała masa minusów. Raz, że pracując i żyjąc w jednym miejscu można dostać na głowę. Oddzielenie życia zawodowego od domowego nie jest w zasadzie możliwe, skoro toczą się w jednej przestrzeni. Dwa, że organizacja czasu jest trudna, bo w domu jest mnóstwo zadań, rozpraszaczy i zabałaganionych kątów wymagających naszej uwagi. Wypracowanie sobie dyscypliny, aby pracując ignorować dom i domowe obowiązki, zajęło mi jakieś dwa lata. Wcześniej potrafiłam w ramach przerwy w pracy posprzątać łazienkę albo ugotować obiad. To przecież nie jest odpoczynek. Poza tym, po całym dniu pracy i obowiązków domowych w jednym miejscu, wieczorem miałam wrażenie, że nie odpoczęłam nawet przez kilka minut. Byłam przemęczona. Dlatego zaczęłam pracować nad tym, aby organizować pracę lepiej, i kiedy pracuję, faktycznie skupiać się tylko na pracy. Niepozmywane garnki i rozrzucone klocki lego nie mają dla mnie wtedy znaczenia. Wciąż zdarzają mi się potknięcia, ale co raz rzadziej. Jeśli pracujecie w domu, znajdziecie w Internecie sporo przydatnych technik, które pozwalają na bardziej produktywne wykorzystanie czasu, np. technika pomodoro- pracujesz w skupieniu nad zadaniem przez 25 minut, potem możesz przez 5 minut odpocząć.

10. Organizacja przepływu informacji między mną a klientami

Testowałam różne rozwiązania. Maile- chaos. Dropbox- dużo pracy i nie każdy ogarnie. Od ponad pół roku korzystam z aplikacji FORMLY. Każdy mój projekt ma osobną, wirtualną “teczkę”. Inwestor zostanie zaproszony do projektu, poprzez podanie jego maila. Formly zostało stworzone dla architektów wnętrz, ale z powodzeniem korzystam z niego do projektów ogrodów i jestem bardzo zadowolona z tego rozwiązania. Wizualizacje dodaję ze specjalnymi tagami, np. koncepcja 1, skarpa, przedogródek. Dzięki temu klienci łatwo poruszają się między rysunkami i jest im dużo łatwiej, niż w przypadku wysyłanych w wielu mailach informacji. Do każdego rysunku mogą dodawać komentarze, zaznaczając pinezką na wizualizacjach, co chcą wyjaśnić czy zmienić. W osobnej zakładce w projekcie- produkty- podlinkowuję proponowane elementy wyposażenia, materiały na nawierzchnie, oświetlenie. Z zakładki “inspiracje” korzystam, aby przesłać klientom zdjęcia proponowanych przeze mnie do projektu roślin. Je również mogą skomentować, co ułatwia mi pracę i szybciej realizuję zadanie. Lubię nowoczesne rozwiązania, które pozwalają nie tylko oszczędzić mój czas, ale także moich klientów. Poza tym, wysyłając materiały mailem, miałam wiele sytuacji, kiedy klientom moje maile się “zawieruszały”, albo a jakiegoś powodu tak twierdzili. Formly pozwala mi się komunikować z inwestorami szybko i płynnie. Przetestujcie, polecam. Na hasło “bez ogródek” dostaniecie trzy miesiące gratis. Późniejszy koszt, w moim przypadku, czyli jednoosobowa pracownia, dla nielimitowanej liczby projektów to 19 zł miesięcznie. Tak duże ułatwienie pracy za cenę kawy i ciastka- dla mnie bomba.

Opisałam Wam moje sposoby na efektywną pracę jako projektantka. Jeśli macie jakieś swoje- dajcie koniecznie znać. Chętnie nauczę się czegoś jeszcze i zorganizuję jeszcze lepiej. Tak naprawdę wszystko sprowadza się do tego, aby nauczyć się planować, i to zarówno krótkoterminowo- dzień czy tydzień pracy, jak i długofalowo- rok czy 5 lat działalności. Jakich chcę mieć klientów, jakie projekty, ile, jakie wyniki chcę osiągnąć- na te pytania każdy sam musi znaleźć odpowiedź. Na pewno warto to określić i nie działać chaotycznie. Planowanie swoich zadań pozwala również patrzeć na nie z dystansu, nadawać im stosowane priorytety. Pamiętaj, że czas jest Twoim najcenniejszym zasobem. Nie możesz go kupić, odzyskać, pożyczyć. Przy głębszej analizie okazuje się, że niektóre obowiązki mogą spaść na sam dół drabiny zadań i nic się nie dzieje. Ba, mogą nawet w ogóle zniknąć z naszego kalendarza, bez odczuwalnej straty. A może natrafisz na obowiązki, na które nigdy nie znajdujesz czasu, a warto by było od nich zacząć jakiś dzień tygodnia i pójść do przodu, jako projektant i jako przedsiębiorca. Z tyłu głowy zawsze pobrzmiewa mi zasada Pareta- 80% rezultatów przynosi nam 20% działań. 80% przychodów, przynosi nam 20% klientów. Wariacji tej zasady jest nieskończenie wiele. Działaj z głową, organizuj się lepiej, i daj mi koniecznie znać, jeśli podobał Ci się ten artykuł.

Ps. Polecam Ci kilka źródeł, z których nauczysz się organizować się lepiej:

Kurs online Zrób to dziś- od Pani Swojego Czasu
Liczy się efekt- wspaniała książka Andrzeja Bubrowieckiego

Iza