Archiwa: projektant - BEZ OGRÓDEK
Pierwsze spotkanie z klientem- projektowanie ogrodów

Pierwsze spotkanie z klientem- projektowanie ogrodów

Pierwsze spotkanie z klientem to duże wyzwanie, bo jest na nim mnóstwo do zrobienia. To czas nie tylko na złapanie kontaktu z klientem i przekonanie go, że jesteśmy dla niego odpowiednim projektantem do podjęcia współpracy.

To także czas na wykonanie wstępnej inwentaryzacji terenu, dokumentacji fotograficznej oraz przeprowadzenia dogłębnego wywiadu, który stanie się bazą do stworzenia wytycznych do tego konkretnego projektu.

Jak się przygotować? O czym pamiętać? Jak przeprowadzić to spotkanie, aby się świetnie sprzedać? 

______________________________________

 

 

1. Jak się przygotować?

Przygotowując się do spotkania, warto pomyśleć o tym, w jaki sposób przedstawisz to, jak wygląda twój projekt. Jest to o tyle ważne, że bardzo wielu klientów nie orientuje się co zawiera projekt ogrodu i jak szerokie jest to opracowanie.

Oczywiście, możesz klientowi wszystko wytłumaczyć. Ale bardziej obrazowe może być pokazanie przykładowego projektu czy specjalnie przygotowanego portfolio. 

Na takie pierwsze spotkanie warto zabrać ze sobą katalogi roślin. Już na tym etapie można porozmawiać z klientami o tym, jakie rośliny chcieliby widzieć w swoim ogrodzie.

Wiele osób nie zna roślin z nazwy, dlatego posiłkowanie się katalogiem, aby wskazać konkretne rośliny i dzięki temu uchwycić, o jakie rośliny klientowi chodzi, może być pomocne i uprościć komunikację.

Na spotkanie zabierz ze sobą: katalogi roślin, miarę (taśmę mierniczą albo kółko miernicze), telefon (naładowany :)), a także szkicownik- sztywną podkładkę i czyste kartki, które pomogą Ci zrobić szkic terenowy czy notatki.

Jeśli chodzi o notatki, warto to dobrze zaplanować. Robienie notatek na przypadkowym karteluszku obgryzionym ołówkiem nie wygląda dobrze. Dobrze sprawdza się osobny zeszyt na notatki do projektów. W kalendarzu czy plannerze mamy wiele różnych rzeczy i dla uproszczenia warto notatki ze spotkań prowadzić w konkretnym miejscu. Nic Ci nie zginie i wygląda to dobrze i schludnie. 

spotkanie z klientem

2. Inwentaryzacja i dokumentacja fotograficzna

Zdjęcia terenu oraz budynku przydadzą się w trakcie projektowania. Aby uwzględnić dom na wizualizacjach, warto zrobić sobie zdjęcia każdej strony elewacji. Dzięki temu łatwo będzie potem odtworzyć położenie otworów okiennych i drzwiowych, a także kształt dachu. Przydatne będą także zdjęcia terenu.

Postaraj się zrobić zdjęcia każdego charakterystycznego miejsca w ogrodzie. Przydatne może też być zrobienie sobie krótkiego filmiku. Stań w miejscu i zrób panoramiczny filmik. Ułatwi on potem przypomnienie sobie, jakie widoki są w pobliżu. Jeżeli na działce są pojedyncze obiekty do zinwentaryzowania, np. jedno czy kilka drzew, studnia, taras- możesz je od razu zinwentaryzować.

Jeśli klient zdecyduje się na współpracę, możesz wtedy od razu przystąpić do prac i nie stracisz czasu na kolejne spotkanie na działce. Jeśli inwentaryzacja wymaga więcej czasu, to pewnie lepiej zaplanować na nią konkretny czas.

3. Wywiad z klientem

Przeprowadzenie wywiadu z klientem jest bardzo ważne i wcale nie łatwe. Trzeba wejść w tym do wprawy. Naszym celem jest uzyskanie jak największej ilości przydatnych informacji, dotyczących nie tylko tego, jakie preferencje mają Inwestorzy, jakie kolory lubią czy jakie rośliny im się podobają.

Ważne jest także, aby dowiedzieć się, w jaki sposób będą korzystać z ogrodu, czy mają jakieś specjalne potrzeby do uwzględnienia.

Na jednym z ostatnich spotkań z klientami po pół godzinnej już rozmowie, w zasadzie przypadkiem Inwestorka napomknęła, że ma córeczkę z zespołem Downa. To otworzyło nowy front naszej rozmowy o ogrodzie i o tym, jak sprawić, aby był dla dziecka bezpieczny, ale też ciekawy i rozwijający, i jak nadać mu cechy ogrodu sensorycznego, które sprawią, że przebywanie w ogrodzie może być częścią codziennej rehabilitacji.

Widzisz, nie każdy klient jest wylewny, nie każdy mówi wprost. Naszym zadaniem jest zadać trafne pytania, dzięki którym uzyskasz takie informacje, które później sprawią, że to będzie ogród szyty na miarę i tak dopasowany do potrzeb, że Inwestorzy sami się zdziwią, bo ich oczekiwania nie były tak duże. Więcej o pierwszej rozmowie z klientem możesz wysłuchać w 05 odcinku podcastu. 

4. Omówienie warunków współpracy

Na pierwszym spotkaniu z klientami zbieramy obszerny wywiad i informacje o terenie, które pozwolą nam później na niezakłócone niczym projektowanie i trafianie z propozycjami w samo serce klienta i samo sedno problemów, które klienci mają, chociaż nie zawsze o tym wiedzą. 

Jednak nie zapominajmy o tym, że na pierwszym spotkaniu z klientami naszym zasadniczym celem jest nawiązanie współpracy. Chcemy “sprzedać” nasz projekt. Jak to zrobić? Po pierwsze, pokaż, że jesteś ekspertem. Oglądając działkę z klientem wypunktuj wyzwania, z którymi trzeba się zmierzyć w projekcie. Celowo piszę “wyzwania”, a nie “problemy”. Nie chcemy narzekać, że klient ma trudny teren. Takimi “wyzwaniami” mogą być na przykład trudne skarpy, słaba ziemia, różnica wysokości, nieciekawe sąsiedztwo.

Pokaż klientowi, że widzisz te “wyzwania”, ale od razu zaznacz, że nie raz miałeś/aś już styczność z takimi sytuacjami i można sobie z nimi na wiele sposobów poradzić.

Tak jak dobry kucharz robi obiad z niczego, tak dobry projektant największy problem przestrzeni zamienia w jej atut, który sprawia, że sposób zagospodarowania ogrodu jest unikalny. Przy czym, co ważne, nie znaczy to, że masz na pierwszym spotkaniu z klientem podsunąć mu gotową koncepcję ogrodu, techniczne rozwiązania i rozwiązać wszystkie bolączki. To nie jest konsultacja, lecz spotkanie w celu nawiązania współpracy.  Inwestor, nasz przyszły klient, powinien poczuć, że: 

  • jesteś osobą godną zaufania, 
  • znasz się na swojej pracy i masz doświadczenie, 
  • zależy Ci na tym, aby mu pomóc i rozwiązać jego bolączki. 

Takie cele możesz osiągnąć na wiele sposobów.

Ważne będzie to, w jaki sposób komunikujesz się ze swoim klientem, jakiego słownictwa używasz. Tu ważna jest pewna rozwaga. Chcemy, aby klient zauważył, że jesteśmy ekspertami, ale nie znaczy to, że mamy go zasypać łacińskimi nazwami roślin, które brzmią dla niego jak zaklęcie. 

Na pierwszym spotkaniu powinniśmy także omówić warunki współpracy. Kiedy masz wolny termin? Ile zajmie Ci praca nad projektem? W jaki sposób pracujesz nad kolejnymi etapami? Jakie są warunki płatności? Czy wystawiasz fakturę z VAT czy bez? Omów najważniejsze kwestie, które interesują Twojego przyszłego klienta. 

spotkanie

A można bez umowy? Faktura nie jest mi potrzebna…

Pewnie usłyszysz takie pytanie nie raz. Pamiętaj, że umowa to Twoja polisa ubezpieczeniowa. Umowa może Cię uchronić przed klientami, którzy nie płacą, a także bezpodstawnymi roszczeniami klientów. W dobrze sporządzonej umowie powinien być zakres Twojego projektu, zasady rozliczeń, zasady współpracy i kontaktu, a także informacje o prawach autorskich czy wycenie kosztów dodatkowych, jeśli takie się pojawią. Projektowanie bez umowy to duże ryzyko. Pomijam tak oczywistą kwestię, że projektowanie bez umowy jest zwyczajnie nielegalne i robienie tego nagminnie może skończyć się bardzo nieciekawie. 

Czy pierwsze spotkanie powinno być bezpłatne? 

To częste pytanie, ale oczywiście każdy ma prawo do własnej decyzji. Co do zasady, takie spotkanie może być czasochłonne. Z dojazdem w jedną i drugą stronę może nam zająć nawet kilka godzin. Ja jednak nigdy nie pobieram opłaty za takie spotkanie, choć zdarzyło mi się, gdy do klientów miałam bardzo daleko, zaoferowałam niewielką sumę, ale potem uwzględniałam ją na poczet honorarium za projekt. Pierwsze spotkanie to nasza inwestycja w to, aby przekonać do siebie klienta i nawiązać współpracę.

Tak sama do tego podchodzę. Czy nie boję się, że się najeżdżę, nagadam i nic z tego nie będzie? Nie. Wcale. Po pierwsze dlatego, że w tej chwili 80% moich klientów to osoby z polecenia. W takich sytuacjach tak naprawdę w większości sytuacji sprzedaż już się dokonała, a moje usługi sprzedali moi właśni zadowoleni klienci, polecając mnie swoim znajomym. Po drugie, jasno komunikuję swoje ceny, widełki cenowe mam nawet na stronie internetowej. Dzięki temu sytuacja, że jadę z ofertą do klientów, którzy spodziewają się, że projekt ogrodu można zlecić za 500zł, bo taką cenę widzieli na allegro, nie mają prawa mieć miejsca. 

To ważne, aby przemyśleć swoją komunikację i zastanowić się, czy robić z cen wielką tajemnicę. Jeśli projektant na portalach społecznościowych pisze: “projekt w atrakcyjnej cenie” albo “konkurencyjne ceny”- wtedy właśnie ryzykuje, że pojeździ na spotkania i straci masę czasu, ale nie zdobędzie klienta. 

Podsumowując, na pierwszym spotkaniu z klientem: 

  • postaraj się zrobić jak najlepsze wrażenie, 
  • pokaż, że jesteś ekspertem, w tym, co robisz, 
  • postaraj się okazać swoje zaangażowanie i po prostu pokaż, że rozwiązujesz problemy, znasz rozwiązania techniczne, czujesz się pewnie w różnych tematach, 
  • przedstaw swoje warunki współpracy i ofertę, 
  • zrób inwentaryzację fotograficzną, 
  • zrób wstępne pomiary, 
  • poinformuj klienta, jakich materiałów potrzebujesz, aby przystąpić do projektu (mapa do celów projektowych). 

Liczę na to, że ten tekst Cię zainspiruje i wyciągniesz z niego cenne wskazówki, które wykorzystasz w swojej pracy.  Zostaw komentarz, jeśli ten tekst Ci się podobał. Masz uwagi? Chcę je poznać. Może chcesz przeczytać na jakiś konkrenty temat, szukasz odpowiedzi na ważne pytania- daj znać. 

Iza

Komunikacja z klientem- jak nie dać doprowadzić się do szaleństwa

Komunikacja z klientem- jak nie dać doprowadzić się do szaleństwa

Komunikacja z klientem- jak nie dać doprowadzić się do szaleństwa

komunikacja

Współpraca z klientem to ważna część naszej pracy. Na każdym kroku musimy pamiętać, że projektujemy nie sztuka dla sztuki, lecz dla konkretnych ludzi, zatem dobry projekt to nie tylko taki, który jest wykonany zgodnie ze sztuką i wiedzą techniczną, estetyczny, kompozycyjnie spójny, ale także i przede wszystkim taki, z którego nasi klienci są zadowoleni, trafia on w ich estetykę i odpowiada ich specyficznym potrzebom i wymaganiom. Sztuka projektowania na miarę polega na tym, aby dobro i zadowolenie naszych Zleceniodawców stawiać w procesie projektowym na pierwszym miejscu. 

______________________________________

 

 

Czy to oznacza, że czasem będziesz projektować wbrew swojej estetyce? 

Tak i nie. Życzenia i preferencje Inwestorów należy traktować bardzo poważnie i uwzględniać w projekcie. Czy bezwzględnie? Nie. Jeśli na przykład życzeniem Inwestora jest uwzględnienie w ogrodzie konkretnych gatunków roślin, które zgodnie z Twoją jako projektanta wiedzą, są złym wyborem choćby ze względu na cechy siedliska czy docelowe rozmiary, Twoją rolą jest przedstawienie swojej fachowej opinii na ten temat i uzasadnienie, dlaczego sugerujesz inne rozwiązanie. Teoretycznie może się zdarzyć, że będziesz pracować nad projektem, którego stylistyka jest całkowicie nie z Twojej bajki. Jeśli przyjdzie Ci rysować na wizualizacjach stylizowane na antyczne elementy małej architektury albo rozstawiać “dekoracyjne” łąbędzie z opon, cóż, możesz nabawić się bólu głowy. To samo tyczy się stylu ogrodowego. Jeśli czujesz się fantastycznie w ogrodach minimalistycznych, zaprojektowanie ogrodu angielskiego może być dla Ciebie udręką.

W praktyce rzadko zdarzają się takie trudne sytuacje. Dlaczego? Inwestorzy, o ile nie wybrali Cię na swojego projektanta z polecenia znajomych, mocno sugerują się wizualizacjami Twoich projektów, które prezentujesz w mediach społecznościowych czy na swojej stronie internetowej. Jeśli zobaczą tam minimalistyczne ogrody, a marzą o angielskim bylinowym szaleństwie, jest małe prawdopodobieństwo, że się z Tobą skontaktują. To dlatego tak ważne jest, aby w świadomy sposób budować swoje portfolio. Ale o tym innym razem. W każdym razie, jeśli jesteś w trakcie projektu i twój inwestor marzy o fontannie w kształcie siusiającego cherubinka, z bólem serca spełnisz to życzenie, oczywiście zachowując swoje zdanie na ten temat dla siebie. Skrytykowanie gustu Inwestora jest rzecz jasna, bardzo nie na miejscu i skrajnie nieprofesjonalne. Zastanów się tylko, czy jeśli ta estetyka jest z Tobą całkowicie sprzeczna, warto eksponować ten projekt w swoim portfolio, ryzykując, że pojawią się kolejni amatorzy podobnych rozwiązań. 

6_Hans_Kreye

Jak przeprowadzić rozmowę z klientem? 

Mówi się, że najtrudniejszy jest pierwszy krok. Jest w tym dużo prawdy. Przeprowadzenie pierwszego spotkania i rozmowy z klientem to bardzo ważny krok. Z jednej strony pozyskujesz wszelkiego rodzaju informacje i wytyczne do projektu, które pozwolą Ci na stworzenie projektu na miarę, bez popełniania błędów, niedomówień, domyślania się i kluczenia wśród dostępnych rozwiązań.

Z drugiej strony Twoja pierwsza rozmowa z klientem buduje Twój wizerunek eksperta w jego oczach. To ważne, aby wykazać się umiejętnością słuchania, wychwytywać potrzeby między wierszami i wykazać się zrozumieniem.

Idealnie poprowadzona pierwsza rozmowa i spotkanie z klientem to taka, po której nawiązana jest między Wami pewna więź, klient obdarza Cię zaufaniem i czuje, że jego projekt jest w dobrych rękach. Zaufanie powstaje oczywiście z jednej strony ze względu na wiedzę, którą się wykażesz, a z drugiej ze względu na to, że Inwestor poczuje, iż rozumiesz jego potrzeby, wymagania, sytuację i będziesz pomocny.

Tak naprawdę nie sprzedajesz projektu ogrodu, tylko rozwiązanie problemu swojego klienta. Inwestor nie potrafi samodzielnie zaplanować swojego ogrodu i to jest jego problem, który chce rozwiązać angażując profesjonalistę. Ważna rzecz w budowaniu zaufania i wizerunku eksperta to to, aby nie być wymądrzającą się encyklopedią roślin. Nie musisz zarzucać swojego klienta łacińskimi nazwami i onieśmielać swoją wiedzą. Zupełnie nie o to chodzi. W rozmowie z klientem i w trakcie badania jego potrzeb Twoja wiedza pojawiać się powinna niejako mimochodem, dając mu znaki, że jest w dobrych rękach. Nie możesz klienta przegadać i zniechęcić natłokiem informacji, które tak naprawdę nie są mu potrzebne. Rozwiązaniem jego problemu nie jest edukowanie go, lecz zaprojektowanie jego ogrodu. 

projekt

Jak mówić, aby Inwestorzy Cię słuchali? 

Komunikacja z klientami jest o tyle ważna, że decyduje, czy z projektem trafisz w sedno i przyprawisz inwestorów o błysk w oku, czy będziesz tygodniami błądzić po omacku i frustrować się, poświęcając czas na wprowadzanie kolejnych zmian albo tworzenie nowych propozycji.

Na pewno kluczową częścią tej komunikacji jest słuchanie i wyłapywanie potrzeb, zarówno tych zakomunikowanych bezpośrednio jak i tych napomnianych. Inna ważna rzecz to nauczenie się prezentowania swoich propozycji i opinii w sposób, który klientom wyjaśnia Twój tok rozumowania. Nie wystarczy powiedzieć, że “tak będzie dobrze” albo “w ten sposób będzie lepiej”. Należy uzasadnić klientom swoje propozycje i wybory. Znów ważne jest, aby nie atakować ich nadmiarem informacji i wiedzy, ale stanowczo i skutecznie zaprezentować swoje propozycje.

Trzeci ważny aspekt to dyskutowanie ze zdaniem Inwestorów. Nie zawsze ich uwagi będą zasadne, a zmiany, które będą chcieli wprowadzić do projektu, mogą być czasem nierozsądne. W takiej sytuacji zadaniem projektanta będzie dyplomatyczne poprowadzenie projektu w taki sposób, aby uchronić inwestora przed popełnieniem błędu, ale oczywiście bez twierdzeń typu “to błąd”, “nie ma Pani racji”, “to fatalny pomysł”. To właśnie ten moment, kiedy zbudowane wcześniej zaufanie i pozycja eksperta będą kapitałem do wykorzystania, i przy odrobinie empatii i wyczucia wyjdziesz ze wszystkich zakrętów obronną ręką. 

 

Komunikowanie zasad współpracy 

Moją osobistą bolączką było wielokrotnie rozciągnięcie się projektu w czasie, ze względu na brak komunikacji z Inwestorem. Klient, któremu przeciąga się budowa domu, nie ma ciśnienia, aby zakończyć projekt ogrodu w terminie. Mimo umowy z określonymi terminami klienci przeciągali projekt nawet na okres kilku miesięcy. Warto komunikować zasady współpracy. W ofercie wysyłanej klientowi wskazać terminy realizacji, a w umowie zawrzeć klauzulę mówiącą o tym, że za opóźnienia wynikające z braku komunikacji ze strony klienta nie ponosisz odpowiedzialności. Warto może również wskazać w umowie terminy, jakie klient ma na ustosunkowanie się do poszczególnych etapów projektu, np. 10 dni roboczych na przekazanie uwag do koncepcji projektowej. I nie chodzi do końca o to, aby w jakiś sposób egzekwować te 10 dni, ale raczej o to, aby umowa dała klientowi obraz tego, w jaki sposób się z Tobą współpracuje i jakie proponujesz zasady. 

 

Komunikacja z trudnym klientem 

Klienci zdarzają się różni. Bardziej i mniej wymagający. Idealnie jest, jeśli trafiasz na fajnych ludzi, z którymi od razu łapiesz dobry kontakt, a przebieg współpracy jest po prostu przyjemny dla obu stron. Nie zawsze tak będzie. Możesz trafić na różne osoby. Bardziej i mniej miłe, kulturalne bądź nie. Co ważne, to zachować dystans i wykazać się asertywnością. Bez względu na to, ile masz lat i doświadczenia zawodowego, należy Ci się poważne traktowanie i szacunek. Pamiętaj o tym, i po prostu nie pozwalaj sobie wejść na głowę. Trudna współpraca może być do przejścia, o ile nie pozwolisz traktować się źle. Zdarzyło mi się współpracować z klientem, który miał problem z trzymaniem emocji na wodzy i najzwyczajniej w świecie lubił obrażać ludzi. Jako młoda osoba byłam dla niego łatwym celem. Cóż, żadne pieniądze nie są warte takiego stresu i dawki złej energii. W ekstremalnych sytuacjach lepiej po prostu zerwać współpracę.

 

my

Komunikacja z klientem jest ważną częścią naszej pracy. Albo wpłynie pozytywnie na osiągane przez Ciebie efekty, albo będzie bolączką i przyczyną wielu problemów. Na pewno warto się nad tematem pochylić, i zwłaszcza na początku swojej drogi zawodowej zauważyć, jak ważna jest to kwestia. Najlepszym nauczycielem komunikacji z klientem będzie rzecz jasna czas i doświadczenie. Mało osób ma takie umiejętności we krwi. Są to raczej umiejętności nabywane z czasem, kiedy zbieramy kolejne doświadczenia i wyciągamy wnioski z popełnianych błędów.

Zapisując się na nasz newsletter dostaniesz dostęp do Zielonej Teczki, w której znajdziesz kwestionariusz do przeprowadzenia wywiadu z klientem. Warto skorzystać z takiej ściągi. Uwierz mi, że ułatwi Ci to późniejszą pracą. 

Liczę na to, że ten tekst Cię zainspiruje i wyciągniesz z niego cenne wskazówki, które wykorzystasz w swojej pracy.  Zostaw komentarz, jeśli ten tekst Ci się podobał. Masz uwagi? Chcę je poznać. Może chcesz przeczytać na jakiś konkrenty temat, szukasz odpowiedzi na ważne pytania- daj znać. 

Iza