Archiwa: projekt ogrodu - BEZ OGRÓDEK
#zielonakademia. Program dla projektanta ogrodów- jaki wybrać?

#zielonakademia. Program dla projektanta ogrodów- jaki wybrać?

Co dwa tygodnie na naszej facebook’owej grupie odbywa się bezpłatne szkolenie LIVE. Tym razem tematem szkolenia były programy dla projektantów ogród.
– Jaki program wybrać? 
– Jakie masz możliwości? 
– Jakie są wady i zalety programów dostępnych na rynku? 
– Jakie to koszty? 
– Jak zacząć przy niewielkim budżecie, albo całkowicie bez kosztów? 
Szkolenie możesz obejrzeć bezpłatnie, na naszej grupie (Przewodnik #ZielonaAkademia):

Wejdź na grupę, a także subskrybuj newsletter.

Przypomnimy Ci o kolejnych szkoleniach: 

#zielonaakademia. Co powinno się znaleźć w projekcie ogrodu, a co jest całkowicie zbędne?

#zielonaakademia. Co powinno się znaleźć w projekcie ogrodu, a co jest całkowicie zbędne?

Co dwa tygodnie na naszej facebook’owej grupie odbywa się bezpłatne szkolenie LIVE. Tym razem tematem szkolenia była zawartość projektu ogrodu.
Obejrzyj, podpowiemy Ci na co zwrócić szczególną uwagę i co szczególnie doceniają klienci. 
Szkolenie możesz obejrzeć bezpłatnie, na naszej grupie (Przewodnik #ZielonaAkademia):

Wejdź na grupę, a także subskrybuj newsletter.

Przypomnimy Ci o kolejnych szkoleniach: 

Pierwsze spotkanie z klientem- projektowanie ogrodów

Pierwsze spotkanie z klientem- projektowanie ogrodów

Pierwsze spotkanie z klientem to duże wyzwanie, bo jest na nim mnóstwo do zrobienia. To czas nie tylko na złapanie kontaktu z klientem i przekonanie go, że jesteśmy dla niego odpowiednim projektantem do podjęcia współpracy.

To także czas na wykonanie wstępnej inwentaryzacji terenu, dokumentacji fotograficznej oraz przeprowadzenia dogłębnego wywiadu, który stanie się bazą do stworzenia wytycznych do tego konkretnego projektu.

Jak się przygotować? O czym pamiętać? Jak przeprowadzić to spotkanie, aby się świetnie sprzedać? 

______________________________________

 

 

1. Jak się przygotować?

Przygotowując się do spotkania, warto pomyśleć o tym, w jaki sposób przedstawisz to, jak wygląda twój projekt. Jest to o tyle ważne, że bardzo wielu klientów nie orientuje się co zawiera projekt ogrodu i jak szerokie jest to opracowanie.

Oczywiście, możesz klientowi wszystko wytłumaczyć. Ale bardziej obrazowe może być pokazanie przykładowego projektu czy specjalnie przygotowanego portfolio. 

Na takie pierwsze spotkanie warto zabrać ze sobą katalogi roślin. Już na tym etapie można porozmawiać z klientami o tym, jakie rośliny chcieliby widzieć w swoim ogrodzie.

Wiele osób nie zna roślin z nazwy, dlatego posiłkowanie się katalogiem, aby wskazać konkretne rośliny i dzięki temu uchwycić, o jakie rośliny klientowi chodzi, może być pomocne i uprościć komunikację.

Na spotkanie zabierz ze sobą: katalogi roślin, miarę (taśmę mierniczą albo kółko miernicze), telefon (naładowany :)), a także szkicownik- sztywną podkładkę i czyste kartki, które pomogą Ci zrobić szkic terenowy czy notatki.

Jeśli chodzi o notatki, warto to dobrze zaplanować. Robienie notatek na przypadkowym karteluszku obgryzionym ołówkiem nie wygląda dobrze. Dobrze sprawdza się osobny zeszyt na notatki do projektów. W kalendarzu czy plannerze mamy wiele różnych rzeczy i dla uproszczenia warto notatki ze spotkań prowadzić w konkretnym miejscu. Nic Ci nie zginie i wygląda to dobrze i schludnie. 

spotkanie z klientem

2. Inwentaryzacja i dokumentacja fotograficzna

Zdjęcia terenu oraz budynku przydadzą się w trakcie projektowania. Aby uwzględnić dom na wizualizacjach, warto zrobić sobie zdjęcia każdej strony elewacji. Dzięki temu łatwo będzie potem odtworzyć położenie otworów okiennych i drzwiowych, a także kształt dachu. Przydatne będą także zdjęcia terenu.

Postaraj się zrobić zdjęcia każdego charakterystycznego miejsca w ogrodzie. Przydatne może też być zrobienie sobie krótkiego filmiku. Stań w miejscu i zrób panoramiczny filmik. Ułatwi on potem przypomnienie sobie, jakie widoki są w pobliżu. Jeżeli na działce są pojedyncze obiekty do zinwentaryzowania, np. jedno czy kilka drzew, studnia, taras- możesz je od razu zinwentaryzować.

Jeśli klient zdecyduje się na współpracę, możesz wtedy od razu przystąpić do prac i nie stracisz czasu na kolejne spotkanie na działce. Jeśli inwentaryzacja wymaga więcej czasu, to pewnie lepiej zaplanować na nią konkretny czas.

3. Wywiad z klientem

Przeprowadzenie wywiadu z klientem jest bardzo ważne i wcale nie łatwe. Trzeba wejść w tym do wprawy. Naszym celem jest uzyskanie jak największej ilości przydatnych informacji, dotyczących nie tylko tego, jakie preferencje mają Inwestorzy, jakie kolory lubią czy jakie rośliny im się podobają.

Ważne jest także, aby dowiedzieć się, w jaki sposób będą korzystać z ogrodu, czy mają jakieś specjalne potrzeby do uwzględnienia.

Na jednym z ostatnich spotkań z klientami po pół godzinnej już rozmowie, w zasadzie przypadkiem Inwestorka napomknęła, że ma córeczkę z zespołem Downa. To otworzyło nowy front naszej rozmowy o ogrodzie i o tym, jak sprawić, aby był dla dziecka bezpieczny, ale też ciekawy i rozwijający, i jak nadać mu cechy ogrodu sensorycznego, które sprawią, że przebywanie w ogrodzie może być częścią codziennej rehabilitacji.

Widzisz, nie każdy klient jest wylewny, nie każdy mówi wprost. Naszym zadaniem jest zadać trafne pytania, dzięki którym uzyskasz takie informacje, które później sprawią, że to będzie ogród szyty na miarę i tak dopasowany do potrzeb, że Inwestorzy sami się zdziwią, bo ich oczekiwania nie były tak duże. Więcej o pierwszej rozmowie z klientem możesz wysłuchać w 05 odcinku podcastu. 

4. Omówienie warunków współpracy

Na pierwszym spotkaniu z klientami zbieramy obszerny wywiad i informacje o terenie, które pozwolą nam później na niezakłócone niczym projektowanie i trafianie z propozycjami w samo serce klienta i samo sedno problemów, które klienci mają, chociaż nie zawsze o tym wiedzą. 

Jednak nie zapominajmy o tym, że na pierwszym spotkaniu z klientami naszym zasadniczym celem jest nawiązanie współpracy. Chcemy “sprzedać” nasz projekt. Jak to zrobić? Po pierwsze, pokaż, że jesteś ekspertem. Oglądając działkę z klientem wypunktuj wyzwania, z którymi trzeba się zmierzyć w projekcie. Celowo piszę “wyzwania”, a nie “problemy”. Nie chcemy narzekać, że klient ma trudny teren. Takimi “wyzwaniami” mogą być na przykład trudne skarpy, słaba ziemia, różnica wysokości, nieciekawe sąsiedztwo.

Pokaż klientowi, że widzisz te “wyzwania”, ale od razu zaznacz, że nie raz miałeś/aś już styczność z takimi sytuacjami i można sobie z nimi na wiele sposobów poradzić.

Tak jak dobry kucharz robi obiad z niczego, tak dobry projektant największy problem przestrzeni zamienia w jej atut, który sprawia, że sposób zagospodarowania ogrodu jest unikalny. Przy czym, co ważne, nie znaczy to, że masz na pierwszym spotkaniu z klientem podsunąć mu gotową koncepcję ogrodu, techniczne rozwiązania i rozwiązać wszystkie bolączki. To nie jest konsultacja, lecz spotkanie w celu nawiązania współpracy.  Inwestor, nasz przyszły klient, powinien poczuć, że: 

  • jesteś osobą godną zaufania, 
  • znasz się na swojej pracy i masz doświadczenie, 
  • zależy Ci na tym, aby mu pomóc i rozwiązać jego bolączki. 

Takie cele możesz osiągnąć na wiele sposobów.

Ważne będzie to, w jaki sposób komunikujesz się ze swoim klientem, jakiego słownictwa używasz. Tu ważna jest pewna rozwaga. Chcemy, aby klient zauważył, że jesteśmy ekspertami, ale nie znaczy to, że mamy go zasypać łacińskimi nazwami roślin, które brzmią dla niego jak zaklęcie. 

Na pierwszym spotkaniu powinniśmy także omówić warunki współpracy. Kiedy masz wolny termin? Ile zajmie Ci praca nad projektem? W jaki sposób pracujesz nad kolejnymi etapami? Jakie są warunki płatności? Czy wystawiasz fakturę z VAT czy bez? Omów najważniejsze kwestie, które interesują Twojego przyszłego klienta. 

spotkanie

A można bez umowy? Faktura nie jest mi potrzebna…

Pewnie usłyszysz takie pytanie nie raz. Pamiętaj, że umowa to Twoja polisa ubezpieczeniowa. Umowa może Cię uchronić przed klientami, którzy nie płacą, a także bezpodstawnymi roszczeniami klientów. W dobrze sporządzonej umowie powinien być zakres Twojego projektu, zasady rozliczeń, zasady współpracy i kontaktu, a także informacje o prawach autorskich czy wycenie kosztów dodatkowych, jeśli takie się pojawią. Projektowanie bez umowy to duże ryzyko. Pomijam tak oczywistą kwestię, że projektowanie bez umowy jest zwyczajnie nielegalne i robienie tego nagminnie może skończyć się bardzo nieciekawie. 

Czy pierwsze spotkanie powinno być bezpłatne? 

To częste pytanie, ale oczywiście każdy ma prawo do własnej decyzji. Co do zasady, takie spotkanie może być czasochłonne. Z dojazdem w jedną i drugą stronę może nam zająć nawet kilka godzin. Ja jednak nigdy nie pobieram opłaty za takie spotkanie, choć zdarzyło mi się, gdy do klientów miałam bardzo daleko, zaoferowałam niewielką sumę, ale potem uwzględniałam ją na poczet honorarium za projekt. Pierwsze spotkanie to nasza inwestycja w to, aby przekonać do siebie klienta i nawiązać współpracę.

Tak sama do tego podchodzę. Czy nie boję się, że się najeżdżę, nagadam i nic z tego nie będzie? Nie. Wcale. Po pierwsze dlatego, że w tej chwili 80% moich klientów to osoby z polecenia. W takich sytuacjach tak naprawdę w większości sytuacji sprzedaż już się dokonała, a moje usługi sprzedali moi właśni zadowoleni klienci, polecając mnie swoim znajomym. Po drugie, jasno komunikuję swoje ceny, widełki cenowe mam nawet na stronie internetowej. Dzięki temu sytuacja, że jadę z ofertą do klientów, którzy spodziewają się, że projekt ogrodu można zlecić za 500zł, bo taką cenę widzieli na allegro, nie mają prawa mieć miejsca. 

To ważne, aby przemyśleć swoją komunikację i zastanowić się, czy robić z cen wielką tajemnicę. Jeśli projektant na portalach społecznościowych pisze: “projekt w atrakcyjnej cenie” albo “konkurencyjne ceny”- wtedy właśnie ryzykuje, że pojeździ na spotkania i straci masę czasu, ale nie zdobędzie klienta. 

Podsumowując, na pierwszym spotkaniu z klientem: 

  • postaraj się zrobić jak najlepsze wrażenie, 
  • pokaż, że jesteś ekspertem, w tym, co robisz, 
  • postaraj się okazać swoje zaangażowanie i po prostu pokaż, że rozwiązujesz problemy, znasz rozwiązania techniczne, czujesz się pewnie w różnych tematach, 
  • przedstaw swoje warunki współpracy i ofertę, 
  • zrób inwentaryzację fotograficzną, 
  • zrób wstępne pomiary, 
  • poinformuj klienta, jakich materiałów potrzebujesz, aby przystąpić do projektu (mapa do celów projektowych). 

Liczę na to, że ten tekst Cię zainspiruje i wyciągniesz z niego cenne wskazówki, które wykorzystasz w swojej pracy.  Zostaw komentarz, jeśli ten tekst Ci się podobał. Masz uwagi? Chcę je poznać. Może chcesz przeczytać na jakiś konkrenty temat, szukasz odpowiedzi na ważne pytania- daj znać. 

Iza

10 sposobów na podniesienie efektywności pracy

10 sposobów na podniesienie efektywności pracy

10 sposobów na podniesienie efektywności pracy

jak pracować efektywnie

Projektowanie ogrodów to praca, w której najbardziej cennym zasobem projektanta jest jego czas. Możesz się rozwijać, zdobywać coraz więcej zleceń i klientów, ale i tak docelowo sfinalizujesz tylko tyle projektów, na ile pozwoli Ci poświęcony na tą pracę czas, a to z kolei ma bezpośrednie przełożenie na to, ile zarobisz i jakie osiągniesz wyniki. I dlatego właśnie warto wdrażać w swojej pracy rozwiązania, które pozwolą Ci się lepiej zorganizować i pracować wydajniej, efektywniej, a przez to osiągać lepsze wyniki, a także gospodarować swoim czasem w taki sposób, aby nie zabrakło Ci go na regenerację, hobby czy spędzanie czasu z bliskimi.  Wykonując wolny zawód i będąc swoim własnym szefem swobodnie dysponujesz swoim czasem. Nie tylko projektujesz, ale zdobywasz zlecenia i nimi zarządzasz. I to jest wielka zaleta samozatrudnienia, ale jednocześnie duże wyzwanie. Nie zawsze bycie bardzo zajętym idzie w parze z osiąganiem wyników. Poniżej opisuję 10 moich, przetestowanych na własnej skórze sposobów na to, aby osiągać rezultaty, a nie tylko być zapracowanym.

______________________________________

 

 

 1. Wyznaczanie celów i monitorowanie postępów

 

Nie bez powodu od tego zaczynam. Po prostu uważam to za kluczowe. Projekty ogrodów to nie są usługi, które można zrealizować w przeciągu tygodnia czy dwóch. Zajmują sporo czasu. To oznacza, że w skali roku zrobisz ich określoną ilość. Mając założenia co do wyniku finansowego, jaki w skali roku chcesz osiągnąć (zachęcam do robienia takich założeń) Twoim celem jest wykonanie określonej ilości projektów w skali roku. Ich ilość powinna być realna. Nie chodzi o to, aby założyć sobie wskaźniki z kosmosu. Cele powinny być SMART:

specific- określony, czyli jasny i konkretny, opisany precyzyjnie np. zrobię w 2020 roku 25 projektów

measurable- mierzalne, a więc określone jakąś miarą, dzięki czemu możesz monitorować ich wykonanie

achievable- możliwe do osiągnięcia, czyli realne, biorąc pod uwagę twoje możliwości,

relevant- czyli zgodne z twoją strategią i w ogólnym rozrachunku przybliżające cię do osiągnięcia zamierzonych rezultatów, zgodne z twoją misją i wizją, oraz wartościami twojej marki,

time oriented- określony jest dla nich horyzont czasowy, np. rok.

Robiąc sobie założenia dotyczące tego, ile projektów robisz w ciągu roku i jakie osiągniesz dzięki temu przychody, możesz na bieżąco monitorować swoje postępy. Być może jesteś z tych, co działają z wysokiego “C”. Być może zaciśniesz pośladki, staniesz na rzęsach i roczne cele osiągniesz w październiku, a reszta roku upłynie Ci na urlopie. Ale może dzięki takiemu podejściu, po kilku miesiącach spostrzeżesz się, że Twoje cele są odległe. Możesz wtedy zareagować, podjąć dodatkowe działania, np. nie mając klientów zaplanować działania reklamowe i promocyjne. Albo monitorując przychody, zweryfikować strategię cenową i charakter projektów, których się podejmujesz. Warto nad tym panować. Kiedy znalazłam się w sytuacji, że byłam w trakcie 9 projektów, z których dwa ciągnęły się przez pół roku, postanowiłam ogarnąć się lepiej. Dwa razy zastanawiam się, zanim zaangażuję się w projekt, analizując ile zajmie mi on czasu. Coraz częściej rezygnuję z bardzo małych zleceń, które z pozoru szybkie do zrobienia, nie raz zaskoczyły mnie tym, ile trwały i jak mocno były absorbujące. Pracuję też nad tym, aby komunikować klientom ile projekt potrwa, zwłaszcza, jeśli trafiają do mnie na początku budowy domu i wiem, że nie będą mieli ciśnienia, aby szybko sfinalizować projekt. Nie dopuszczam do przeciągania się projektów na długie miesiące, bo to odbiło mi się nie raz czkawką. Kiedy Inwestorzy wracali do tematu po paru miesiącach, w zasadzie zaczynaliśmy pracę od nowa. Finalnie, miałam z tymi projektami dużo więcej pracy niż przy płynnej współpracy, a mój harmonogram pracy rocznej leżał pokonany na łopatkach.

2. Tworzenie harmonogramu projektu

Kiedyś unikałam podawania klientom dat i terminów realizacji projektu, bo sądziłam, że to będzie dla mnie niewygodne i zabierze mi pewną elastyczność. Byłam w bardzo dużym błędzie, a takie działanie sprawiało, że klienci, którym nie spieszyło się z projektem, ciągnęli sprawę i miesiącami i wielokrotnie zastanawiali się nad tymi samymi problemami. Obecnie jasno komunikuję klientom czas trwania projektu, i dzięki temu praca idzie sprawniej. Jeśli mają jakieś “wstrzymywacze”, np. nie mogą tygodniami zdecydować się na kostkę na podjazd, staram się przyspieszyć ich decyzję, albo proponuję, aby przyjąć jakiś materiał, a jeśli w przyszłości zmienią decyzję zawsze mogą się do mnie odezwać, abym to uwzględniła w projekcie, oczywiście jako dodatkowe zlecenie. Trzymanie się harmonogramów projektu nie jest łatwe, ale pozwala lepiej organizować swoją codzienność, planować urlop czy wyjazdy. Pozwala również trzymać się realizacji rocznych planów (patrz, punkt 1). Przykładowy harmonogram projektu, czyli podział na etapy z długością ich trwania, możesz przedstawiać klientom już w ofercie. To dobra praktyka, bo od razu wiedzą, ile czasu to potrwa, zatem za ile czasu muszą być gotowi, aby dokonać końcowej płatności za projekt. Jeśli finanse są jakąś przeszkodą, dzięki określeniu czasu trwania projektu unikniesz klientów, którzy wiedzą, że będą mieli kłopot z rozliczeniem, ale zakładają, że skoro to potrwa dość długo, zdążą sprawę ogarnąć.

3. Szablon oferty dla klienta

To, że jesteś jednoosobową firmą oznacza, że masz naprawdę sporo na głowie. Warto zainwestować swój czas w to, aby zautomatyzować w pewnym stopniu pewne powtarzalne procesy, które wykonujesz. Jest takim np. tworzenie oferty dla klienta. Nie musisz jej przecież każdorazowo szukać w starych wysłanych mailach, albo pisać od zera. Warto stworzyć sobie szablon oferty, w ramach którego będziesz się poruszać. Co może zawierać taki szablon:
a. proponowany zakres projektu : opisz, jakie rysunki i opracowania wchodzą w zakres projektu (jeśli przedstawiasz rzuty i kłady rysunków małej architektury, plany nawierzchni utwardzonych czy instalacji- napisz o tym, inwestorzy często kompletnie nie mają świadomości, z jakich elementów powinien składać się projekt ogrodu);
b. harmonogram realizacji projektu: podział na etapy z proponowanym czasem ich wykonania, proponowaną cenę za projekt (oczywiście bez słowa “proponowana”, bo to zaproszenie do negocjacji)
c. zasady rozliczeń: jeśli wymagasz zaliczki, napisz o tym, jeśli płatność dzielisz na etapy- opisz jakie, warto także napisać, w jaki sposób chcesz się rozliczyć, np. przelewem na wskazane konto bankowe;
d. w kilku słowach możesz przedstawić swoje przemyślenia dot. projektu- pozwoli to Inwestorom poczuć, że anagażujesz się już przed podpisaniem umowy i masz już pewne pomysły. Nie pisz za dużo, ale postaraj się podkreślić, jak odczytujesz potrzeby i życzenia Inwestorów i jak czujesz charakter przyszłego ogrodu. Zarysuj wyzwania, jeśli są takie w projekcie, ale raczej w postaci ciekawego zadania, którego nie możesz się doczekać, niż problemu, z którym podejmujesz się mierzyć.
przedstaw przykładowe wizualizacje- warto, aby Inwestorzy wiedzieli, jak wyglądają przedstawiane przez Ciebie wizualizacje, będą dzięki temu wiedzieć, czego się spodziewać;
e. jeśli masz jakieś zasady współpracy- zakomunikuj je. Ja np. piszę, że punktem wyjścia do właściwej części projektu jest dla mnie zatwierdzona koncepcja projektowa- podział funkcjonalny przestrzeni i brefing z wytycznymi do projektu oraz wybrana do projektu baza roślin. Jeśli na dalszych etapach Inwestorzy chcąc powrócić do koncepcji projektu i dokonać zmian, wyceniam to jako dodatkowe prace. Odkąd stosuję ten zapis- nigdy nie miałam problemu z tym, że Inwestorzy zmienili zdanie i zmieniają pierwotne założenia. Wcześniej zdarzyło mi się to kilkukrotnie.

ghg

4. Szablon briefingu z klientem

Briefing z klientem to bazowy zestaw wytycznych do projektu- będących podstawą i punktem wyjścia do dalszego projektowania. Zanim przystępuję do koncepcji projektowej, sporządzam taki brefing i wysyłam go mailem do wiadomości dla Inwestora, z prośbą o zatwierdzenie bądź dokonanie zmian. W wytycznych znajdują się następujące informacje: wymagania klientów określone na spotkaniu, elementy/wyposażenie/ atrakcje- które chcą, aby znalazły się w projektowanym ogrodzie, sugestie dotyczące kolorystyki, materiałów, stylu, specjalne wymagania (osoby niepełnosprawne, dzieci, alergie) itp. To tak naprawdę pełen zestaw informacji, które biorę pod uwagę przy dalszej pracy, a zatwierdzenie ich przez Inwestora pozwala uniknąć niedomówień albo zmiany zdania za jakiś czas i przepychanek. Warto przygotować sobie szablon takiego briefingu, i wypełniać go dla każdego projektu. Jeśli Inwestorzy przekażą Ci jakieś inspiracje, zdjęcia tego, co im się podoba albo gatunki roślin, które chcieliby mieć w swoim ogrodzie, to właśnie w briefingu jest miejsce na te informacje.

5. System prowadzenia notatek ze spotkań

Przez wiele lat prowadziłam chaotyczne notatki ze spotkań. Zapisywałam ustalenia ze spotkań co rusz to w innym miejscu: na rysunkach, w notatniku, w kalendarzu albo na przypadkowej kartce, którą miałam akurat pod ręką. O ile nie siadałam do wprowadzania tych zmian od razu tylko po kilku dniach, ogarnięcie tych kartek i karteluszek było dla mnie udręką. Nie raz coś zgubiłam i wprowadzałam zmiany bazując tylko na tym, co zapamiętałam. W tej chwili stosuję system zeszytowy. Mam specjalnie na notatki dla projektów przeznaczony zeszyt A4. Notatki dotyczące wszystkich projektów mam w ten sposób w jednym miejscu. Wertuję kilka kartek, znajduję notatki dot. konkretnego projektu opisane datą i działam. Staram się również w ten zeszyt notować uwagi klientów przekazywane telefonicznie. Przez jakiś czas prowadziłam też teczki dla każdego projektu, ale było to dla mnie mniej wygodne rozwiązanie. Tak naprawdę każdy może to rozwiązać w inny sposób, byleby działało. Jeśli wpadniesz na jakieś świetne rozwiązanie, daj koniecznie znać. 

6. Osobny dzień na spotkania

Większość pracy wykonuję przy komputerze, ale spotkania z klientami również są potrzebne. Nie lubię odrywać się od pracy. Kiedy jestem w trakcie projektu i mocno się w niego wkręcę, nie ma nic gorszego niż w trakcie dnia popędzić na drugi koniec miasta na spotkanie, wrócić i próbować kontynuować. Z tego powodu staram się tak umawiać spotkania z klientami, aby możliwie jak najwięcej załatwić ich w zbliżonym czasie. Planując tydzień zakładam sobie jakiś dzień, np. wtorek, kiedy mogę planować spotkania. Kiedy mam ich tego dnia 2-3, dzień jest spisany na projektowe straty- mogę się zająć tylko jakimiś krótkimi zadaniami. Ale spotkania nie rozbijają mi pozostałych dni. A taki dzień na szybkie sprawy też się przydaje. To nie jest łatwy dzień, ale następne dzięki temu są dużo łatwiejsze.

7. Plan tygodnia

Już w piątek, kończąc pracę, planuję następny tydzień swoich działań. W specjalnym planerze wypisuję zadania na kolejny tydzień, ważne telefony czy emaile, które muszę wykonać, i inne rzeczy, o których powinnam pamiętać. Mając listę zadań na cały tydzień, rozdzielam je na poszczególne dni tygodnia. Takie planowanie jest niezbędne zwłaszcza, jeśli pracuje się nad kilkoma projektami na raz. Lubię taki system pracy, bo wymusza na mnie pewną regularność i nie daje mi miejsca na obsuwy. Nie ma lepszego uczucia, niż skreślić wszystkie pozycje przewidziane na dany dzień w planerze. Dzięki planowaniu pracy w piątek, w poniedziałek po prostu ruszam z kopyta, a nie zastanawiam się przez kilka godzin w co włożyć ręce, pracując chaotycznie nad wieloma sprawami na raz. Dobry plan to wg mnie podstawa. Pozwala mi też zgrywać plany zawodowe z planami mojej rodziny i planować wolny czas. Wiem, jak to brzmi, ale ja już wiem, że jeśli sobie czasu wolnego nie zaplanuję, to po prostu nie będę go mieć.

projekt

8. Zaplanowany czas na maile i telefony

Podobnie jak w przypadku spotkań, kumuluję telefony do wykonania i maile do napisania. Zamiast co chwila odrywać się od pracy i projektu, i pisać pojedyncze wiadomości, zbieram listę kontaktów do zrobienia i wyznaczam sobie godzinę na to, aby się z tym uporać. Zazwyczaj robię to po południu, kiedy od projektu przyda mi się mały odpoczynek. Dzwonię, piszę, robię stosowane notatki, umawiam spotkania- po godzince jestem ogarnięta i mogę działać dalej. I uwierz mi, robię tak teraz dlatego, że przez lata działałam chaotycznie. Teraz wiem, że jeśli dobrze zaplanuje się swoje zadania i zapanuje nad organizacją pracy, osiąga się lepsze rezultaty, a zajmują one mniej czasu. Czas to nasz najcenniejszy zasób. Traktuję go obecnie jak pieniądze- inwestuję tylko tam, gdzie widzę, że przyniesie mi to korzyści i przybliży do osiągnięcia długofalowych celów.

9. Efektywność pracy w domu

To jest temat rzeka. Od dawna pracuję w domu. Ma to bardzo dużo plusów, zwłaszcza, kiedy swoją pracę godzę z opieką nad dziećmi i zwykłymi, domowymi zadaniami. Ale jest też cała masa minusów. Raz, że pracując i żyjąc w jednym miejscu można dostać na głowę. Oddzielenie życia zawodowego od domowego nie jest w zasadzie możliwe, skoro toczą się w jednej przestrzeni. Dwa, że organizacja czasu jest trudna, bo w domu jest mnóstwo zadań, rozpraszaczy i zabałaganionych kątów wymagających naszej uwagi. Wypracowanie sobie dyscypliny, aby pracując ignorować dom i domowe obowiązki, zajęło mi jakieś dwa lata. Wcześniej potrafiłam w ramach przerwy w pracy posprzątać łazienkę albo ugotować obiad. To przecież nie jest odpoczynek. Poza tym, po całym dniu pracy i obowiązków domowych w jednym miejscu, wieczorem miałam wrażenie, że nie odpoczęłam nawet przez kilka minut. Byłam przemęczona. Dlatego zaczęłam pracować nad tym, aby organizować pracę lepiej, i kiedy pracuję, faktycznie skupiać się tylko na pracy. Niepozmywane garnki i rozrzucone klocki lego nie mają dla mnie wtedy znaczenia. Wciąż zdarzają mi się potknięcia, ale co raz rzadziej. Jeśli pracujecie w domu, znajdziecie w Internecie sporo przydatnych technik, które pozwalają na bardziej produktywne wykorzystanie czasu, np. technika pomodoro- pracujesz w skupieniu nad zadaniem przez 25 minut, potem możesz przez 5 minut odpocząć.

10. Organizacja przepływu informacji między mną a klientami

Testowałam różne rozwiązania. Maile- chaos. Dropbox- dużo pracy i nie każdy ogarnie. Od ponad pół roku korzystam z aplikacji FORMLY. Każdy mój projekt ma osobną, wirtualną “teczkę”. Inwestor zostanie zaproszony do projektu, poprzez podanie jego maila. Formly zostało stworzone dla architektów wnętrz, ale z powodzeniem korzystam z niego do projektów ogrodów i jestem bardzo zadowolona z tego rozwiązania. Wizualizacje dodaję ze specjalnymi tagami, np. koncepcja 1, skarpa, przedogródek. Dzięki temu klienci łatwo poruszają się między rysunkami i jest im dużo łatwiej, niż w przypadku wysyłanych w wielu mailach informacji. Do każdego rysunku mogą dodawać komentarze, zaznaczając pinezką na wizualizacjach, co chcą wyjaśnić czy zmienić. W osobnej zakładce w projekcie- produkty- podlinkowuję proponowane elementy wyposażenia, materiały na nawierzchnie, oświetlenie. Z zakładki “inspiracje” korzystam, aby przesłać klientom zdjęcia proponowanych przeze mnie do projektu roślin. Je również mogą skomentować, co ułatwia mi pracę i szybciej realizuję zadanie. Lubię nowoczesne rozwiązania, które pozwalają nie tylko oszczędzić mój czas, ale także moich klientów. Poza tym, wysyłając materiały mailem, miałam wiele sytuacji, kiedy klientom moje maile się “zawieruszały”, albo a jakiegoś powodu tak twierdzili. Formly pozwala mi się komunikować z inwestorami szybko i płynnie. Przetestujcie, polecam. Na hasło “bez ogródek” dostaniecie trzy miesiące gratis. Późniejszy koszt, w moim przypadku, czyli jednoosobowa pracownia, dla nielimitowanej liczby projektów to 19 zł miesięcznie. Tak duże ułatwienie pracy za cenę kawy i ciastka- dla mnie bomba.

ghgfh

Opisałam Wam moje sposoby na efektywną pracę jako projektantka. Jeśli macie jakieś swoje- dajcie koniecznie znać. Chętnie nauczę się czegoś jeszcze i zorganizuję jeszcze lepiej. Tak naprawdę wszystko sprowadza się do tego, aby nauczyć się planować, i to zarówno krótkoterminowo- dzień czy tydzień pracy, jak i długofalowo- rok czy 5 lat działalności. Jakich chcę mieć klientów, jakie projekty, ile, jakie wyniki chcę osiągnąć- na te pytania każdy sam musi znaleźć odpowiedź. Na pewno warto to określić i nie działać chaotycznie. Planowanie swoich zadań pozwala również patrzeć na nie z dystansu, nadawać im stosowane priorytety. Pamiętaj, że czas jest Twoim najcenniejszym zasobem. Nie możesz go kupić, odzyskać, pożyczyć. Przy głębszej analizie okazuje się, że niektóre obowiązki mogą spaść na sam dół drabiny zadań i nic się nie dzieje. Ba, mogą nawet w ogóle zniknąć z naszego kalendarza, bez odczuwalnej straty. A może natrafisz na obowiązki, na które nigdy nie znajdujesz czasu, a warto by było od nich zacząć jakiś dzień tygodnia i pójść do przodu, jako projektant i jako przedsiębiorca. Z tyłu głowy zawsze pobrzmiewa mi zasada Pareta- 80% rezultatów przynosi nam 20% działań. 80% przychodów, przynosi nam 20% klientów. Wariacji tej zasady jest nieskończenie wiele. Działaj z głową, organizuj się lepiej, i daj mi koniecznie znać, jeśli podobał Ci się ten artykuł.

Ps. Polecam Ci kilka źródeł, z których nauczysz się organizować się lepiej:

Kurs online Zrób to dziś- od Pani Swojego Czasu
Liczy się efekt- wspaniała książka Andrzeja Bubrowieckiego

Iza

Komunikacja z klientem- jak nie dać doprowadzić się do szaleństwa

Komunikacja z klientem- jak nie dać doprowadzić się do szaleństwa

Komunikacja z klientem- jak nie dać doprowadzić się do szaleństwa

komunikacja

Współpraca z klientem to ważna część naszej pracy. Na każdym kroku musimy pamiętać, że projektujemy nie sztuka dla sztuki, lecz dla konkretnych ludzi, zatem dobry projekt to nie tylko taki, który jest wykonany zgodnie ze sztuką i wiedzą techniczną, estetyczny, kompozycyjnie spójny, ale także i przede wszystkim taki, z którego nasi klienci są zadowoleni, trafia on w ich estetykę i odpowiada ich specyficznym potrzebom i wymaganiom. Sztuka projektowania na miarę polega na tym, aby dobro i zadowolenie naszych Zleceniodawców stawiać w procesie projektowym na pierwszym miejscu. 

______________________________________

 

 

Czy to oznacza, że czasem będziesz projektować wbrew swojej estetyce? 

Tak i nie. Życzenia i preferencje Inwestorów należy traktować bardzo poważnie i uwzględniać w projekcie. Czy bezwzględnie? Nie. Jeśli na przykład życzeniem Inwestora jest uwzględnienie w ogrodzie konkretnych gatunków roślin, które zgodnie z Twoją jako projektanta wiedzą, są złym wyborem choćby ze względu na cechy siedliska czy docelowe rozmiary, Twoją rolą jest przedstawienie swojej fachowej opinii na ten temat i uzasadnienie, dlaczego sugerujesz inne rozwiązanie. Teoretycznie może się zdarzyć, że będziesz pracować nad projektem, którego stylistyka jest całkowicie nie z Twojej bajki. Jeśli przyjdzie Ci rysować na wizualizacjach stylizowane na antyczne elementy małej architektury albo rozstawiać “dekoracyjne” łąbędzie z opon, cóż, możesz nabawić się bólu głowy. To samo tyczy się stylu ogrodowego. Jeśli czujesz się fantastycznie w ogrodach minimalistycznych, zaprojektowanie ogrodu angielskiego może być dla Ciebie udręką.

W praktyce rzadko zdarzają się takie trudne sytuacje. Dlaczego? Inwestorzy, o ile nie wybrali Cię na swojego projektanta z polecenia znajomych, mocno sugerują się wizualizacjami Twoich projektów, które prezentujesz w mediach społecznościowych czy na swojej stronie internetowej. Jeśli zobaczą tam minimalistyczne ogrody, a marzą o angielskim bylinowym szaleństwie, jest małe prawdopodobieństwo, że się z Tobą skontaktują. To dlatego tak ważne jest, aby w świadomy sposób budować swoje portfolio. Ale o tym innym razem. W każdym razie, jeśli jesteś w trakcie projektu i twój inwestor marzy o fontannie w kształcie siusiającego cherubinka, z bólem serca spełnisz to życzenie, oczywiście zachowując swoje zdanie na ten temat dla siebie. Skrytykowanie gustu Inwestora jest rzecz jasna, bardzo nie na miejscu i skrajnie nieprofesjonalne. Zastanów się tylko, czy jeśli ta estetyka jest z Tobą całkowicie sprzeczna, warto eksponować ten projekt w swoim portfolio, ryzykując, że pojawią się kolejni amatorzy podobnych rozwiązań. 

6_Hans_Kreye

Jak przeprowadzić rozmowę z klientem? 

Mówi się, że najtrudniejszy jest pierwszy krok. Jest w tym dużo prawdy. Przeprowadzenie pierwszego spotkania i rozmowy z klientem to bardzo ważny krok. Z jednej strony pozyskujesz wszelkiego rodzaju informacje i wytyczne do projektu, które pozwolą Ci na stworzenie projektu na miarę, bez popełniania błędów, niedomówień, domyślania się i kluczenia wśród dostępnych rozwiązań.

Z drugiej strony Twoja pierwsza rozmowa z klientem buduje Twój wizerunek eksperta w jego oczach. To ważne, aby wykazać się umiejętnością słuchania, wychwytywać potrzeby między wierszami i wykazać się zrozumieniem.

Idealnie poprowadzona pierwsza rozmowa i spotkanie z klientem to taka, po której nawiązana jest między Wami pewna więź, klient obdarza Cię zaufaniem i czuje, że jego projekt jest w dobrych rękach. Zaufanie powstaje oczywiście z jednej strony ze względu na wiedzę, którą się wykażesz, a z drugiej ze względu na to, że Inwestor poczuje, iż rozumiesz jego potrzeby, wymagania, sytuację i będziesz pomocny.

Tak naprawdę nie sprzedajesz projektu ogrodu, tylko rozwiązanie problemu swojego klienta. Inwestor nie potrafi samodzielnie zaplanować swojego ogrodu i to jest jego problem, który chce rozwiązać angażując profesjonalistę. Ważna rzecz w budowaniu zaufania i wizerunku eksperta to to, aby nie być wymądrzającą się encyklopedią roślin. Nie musisz zarzucać swojego klienta łacińskimi nazwami i onieśmielać swoją wiedzą. Zupełnie nie o to chodzi. W rozmowie z klientem i w trakcie badania jego potrzeb Twoja wiedza pojawiać się powinna niejako mimochodem, dając mu znaki, że jest w dobrych rękach. Nie możesz klienta przegadać i zniechęcić natłokiem informacji, które tak naprawdę nie są mu potrzebne. Rozwiązaniem jego problemu nie jest edukowanie go, lecz zaprojektowanie jego ogrodu. 

projekt

Jak mówić, aby Inwestorzy Cię słuchali? 

Komunikacja z klientami jest o tyle ważna, że decyduje, czy z projektem trafisz w sedno i przyprawisz inwestorów o błysk w oku, czy będziesz tygodniami błądzić po omacku i frustrować się, poświęcając czas na wprowadzanie kolejnych zmian albo tworzenie nowych propozycji.

Na pewno kluczową częścią tej komunikacji jest słuchanie i wyłapywanie potrzeb, zarówno tych zakomunikowanych bezpośrednio jak i tych napomnianych. Inna ważna rzecz to nauczenie się prezentowania swoich propozycji i opinii w sposób, który klientom wyjaśnia Twój tok rozumowania. Nie wystarczy powiedzieć, że “tak będzie dobrze” albo “w ten sposób będzie lepiej”. Należy uzasadnić klientom swoje propozycje i wybory. Znów ważne jest, aby nie atakować ich nadmiarem informacji i wiedzy, ale stanowczo i skutecznie zaprezentować swoje propozycje.

Trzeci ważny aspekt to dyskutowanie ze zdaniem Inwestorów. Nie zawsze ich uwagi będą zasadne, a zmiany, które będą chcieli wprowadzić do projektu, mogą być czasem nierozsądne. W takiej sytuacji zadaniem projektanta będzie dyplomatyczne poprowadzenie projektu w taki sposób, aby uchronić inwestora przed popełnieniem błędu, ale oczywiście bez twierdzeń typu “to błąd”, “nie ma Pani racji”, “to fatalny pomysł”. To właśnie ten moment, kiedy zbudowane wcześniej zaufanie i pozycja eksperta będą kapitałem do wykorzystania, i przy odrobinie empatii i wyczucia wyjdziesz ze wszystkich zakrętów obronną ręką. 

 

Komunikowanie zasad współpracy 

Moją osobistą bolączką było wielokrotnie rozciągnięcie się projektu w czasie, ze względu na brak komunikacji z Inwestorem. Klient, któremu przeciąga się budowa domu, nie ma ciśnienia, aby zakończyć projekt ogrodu w terminie. Mimo umowy z określonymi terminami klienci przeciągali projekt nawet na okres kilku miesięcy. Warto komunikować zasady współpracy. W ofercie wysyłanej klientowi wskazać terminy realizacji, a w umowie zawrzeć klauzulę mówiącą o tym, że za opóźnienia wynikające z braku komunikacji ze strony klienta nie ponosisz odpowiedzialności. Warto może również wskazać w umowie terminy, jakie klient ma na ustosunkowanie się do poszczególnych etapów projektu, np. 10 dni roboczych na przekazanie uwag do koncepcji projektowej. I nie chodzi do końca o to, aby w jakiś sposób egzekwować te 10 dni, ale raczej o to, aby umowa dała klientowi obraz tego, w jaki sposób się z Tobą współpracuje i jakie proponujesz zasady. 

 

Komunikacja z trudnym klientem 

Klienci zdarzają się różni. Bardziej i mniej wymagający. Idealnie jest, jeśli trafiasz na fajnych ludzi, z którymi od razu łapiesz dobry kontakt, a przebieg współpracy jest po prostu przyjemny dla obu stron. Nie zawsze tak będzie. Możesz trafić na różne osoby. Bardziej i mniej miłe, kulturalne bądź nie. Co ważne, to zachować dystans i wykazać się asertywnością. Bez względu na to, ile masz lat i doświadczenia zawodowego, należy Ci się poważne traktowanie i szacunek. Pamiętaj o tym, i po prostu nie pozwalaj sobie wejść na głowę. Trudna współpraca może być do przejścia, o ile nie pozwolisz traktować się źle. Zdarzyło mi się współpracować z klientem, który miał problem z trzymaniem emocji na wodzy i najzwyczajniej w świecie lubił obrażać ludzi. Jako młoda osoba byłam dla niego łatwym celem. Cóż, żadne pieniądze nie są warte takiego stresu i dawki złej energii. W ekstremalnych sytuacjach lepiej po prostu zerwać współpracę.

 

my

Komunikacja z klientem jest ważną częścią naszej pracy. Albo wpłynie pozytywnie na osiągane przez Ciebie efekty, albo będzie bolączką i przyczyną wielu problemów. Na pewno warto się nad tematem pochylić, i zwłaszcza na początku swojej drogi zawodowej zauważyć, jak ważna jest to kwestia. Najlepszym nauczycielem komunikacji z klientem będzie rzecz jasna czas i doświadczenie. Mało osób ma takie umiejętności we krwi. Są to raczej umiejętności nabywane z czasem, kiedy zbieramy kolejne doświadczenia i wyciągamy wnioski z popełnianych błędów.

Zapisując się na nasz newsletter dostaniesz dostęp do Zielonej Teczki, w której znajdziesz kwestionariusz do przeprowadzenia wywiadu z klientem. Warto skorzystać z takiej ściągi. Uwierz mi, że ułatwi Ci to późniejszą pracą. 

Liczę na to, że ten tekst Cię zainspiruje i wyciągniesz z niego cenne wskazówki, które wykorzystasz w swojej pracy.  Zostaw komentarz, jeśli ten tekst Ci się podobał. Masz uwagi? Chcę je poznać. Może chcesz przeczytać na jakiś konkrenty temat, szukasz odpowiedzi na ważne pytania- daj znać. 

Iza