Komunikacja z klientem- jak nie dać doprowadzić się do szaleństwa

Komunikacja z klientem- jak nie dać doprowadzić się do szaleństwa

Komunikacja z klientem- jak nie dać doprowadzić się do szaleństwa

komunikacja

Współpraca z klientem to ważna część naszej pracy. Na każdym kroku musimy pamiętać, że projektujemy nie sztuka dla sztuki, lecz dla konkretnych ludzi, zatem dobry projekt to nie tylko taki, który jest wykonany zgodnie ze sztuką i wiedzą techniczną, estetyczny, kompozycyjnie spójny, ale także i przede wszystkim taki, z którego nasi klienci są zadowoleni, trafia on w ich estetykę i odpowiada ich specyficznym potrzebom i wymaganiom. Sztuka projektowania na miarę polega na tym, aby dobro i zadowolenie naszych Zleceniodawców stawiać w procesie projektowym na pierwszym miejscu. 

______________________________________

 

 

Czy to oznacza, że czasem będziesz projektować wbrew swojej estetyce? 

Tak i nie. Życzenia i preferencje Inwestorów należy traktować bardzo poważnie i uwzględniać w projekcie. Czy bezwzględnie? Nie. Jeśli na przykład życzeniem Inwestora jest uwzględnienie w ogrodzie konkretnych gatunków roślin, które zgodnie z Twoją jako projektanta wiedzą, są złym wyborem choćby ze względu na cechy siedliska czy docelowe rozmiary, Twoją rolą jest przedstawienie swojej fachowej opinii na ten temat i uzasadnienie, dlaczego sugerujesz inne rozwiązanie. Teoretycznie może się zdarzyć, że będziesz pracować nad projektem, którego stylistyka jest całkowicie nie z Twojej bajki. Jeśli przyjdzie Ci rysować na wizualizacjach stylizowane na antyczne elementy małej architektury albo rozstawiać “dekoracyjne” łąbędzie z opon, cóż, możesz nabawić się bólu głowy. To samo tyczy się stylu ogrodowego. Jeśli czujesz się fantastycznie w ogrodach minimalistycznych, zaprojektowanie ogrodu angielskiego może być dla Ciebie udręką.

W praktyce rzadko zdarzają się takie trudne sytuacje. Dlaczego? Inwestorzy, o ile nie wybrali Cię na swojego projektanta z polecenia znajomych, mocno sugerują się wizualizacjami Twoich projektów, które prezentujesz w mediach społecznościowych czy na swojej stronie internetowej. Jeśli zobaczą tam minimalistyczne ogrody, a marzą o angielskim bylinowym szaleństwie, jest małe prawdopodobieństwo, że się z Tobą skontaktują. To dlatego tak ważne jest, aby w świadomy sposób budować swoje portfolio. Ale o tym innym razem. W każdym razie, jeśli jesteś w trakcie projektu i twój inwestor marzy o fontannie w kształcie siusiającego cherubinka, z bólem serca spełnisz to życzenie, oczywiście zachowując swoje zdanie na ten temat dla siebie. Skrytykowanie gustu Inwestora jest rzecz jasna, bardzo nie na miejscu i skrajnie nieprofesjonalne. Zastanów się tylko, czy jeśli ta estetyka jest z Tobą całkowicie sprzeczna, warto eksponować ten projekt w swoim portfolio, ryzykując, że pojawią się kolejni amatorzy podobnych rozwiązań. 

6_Hans_Kreye

Jak przeprowadzić rozmowę z klientem? 

Mówi się, że najtrudniejszy jest pierwszy krok. Jest w tym dużo prawdy. Przeprowadzenie pierwszego spotkania i rozmowy z klientem to bardzo ważny krok. Z jednej strony pozyskujesz wszelkiego rodzaju informacje i wytyczne do projektu, które pozwolą Ci na stworzenie projektu na miarę, bez popełniania błędów, niedomówień, domyślania się i kluczenia wśród dostępnych rozwiązań.

Z drugiej strony Twoja pierwsza rozmowa z klientem buduje Twój wizerunek eksperta w jego oczach. To ważne, aby wykazać się umiejętnością słuchania, wychwytywać potrzeby między wierszami i wykazać się zrozumieniem.

Idealnie poprowadzona pierwsza rozmowa i spotkanie z klientem to taka, po której nawiązana jest między Wami pewna więź, klient obdarza Cię zaufaniem i czuje, że jego projekt jest w dobrych rękach. Zaufanie powstaje oczywiście z jednej strony ze względu na wiedzę, którą się wykażesz, a z drugiej ze względu na to, że Inwestor poczuje, iż rozumiesz jego potrzeby, wymagania, sytuację i będziesz pomocny.

Tak naprawdę nie sprzedajesz projektu ogrodu, tylko rozwiązanie problemu swojego klienta. Inwestor nie potrafi samodzielnie zaplanować swojego ogrodu i to jest jego problem, który chce rozwiązać angażując profesjonalistę. Ważna rzecz w budowaniu zaufania i wizerunku eksperta to to, aby nie być wymądrzającą się encyklopedią roślin. Nie musisz zarzucać swojego klienta łacińskimi nazwami i onieśmielać swoją wiedzą. Zupełnie nie o to chodzi. W rozmowie z klientem i w trakcie badania jego potrzeb Twoja wiedza pojawiać się powinna niejako mimochodem, dając mu znaki, że jest w dobrych rękach. Nie możesz klienta przegadać i zniechęcić natłokiem informacji, które tak naprawdę nie są mu potrzebne. Rozwiązaniem jego problemu nie jest edukowanie go, lecz zaprojektowanie jego ogrodu. 

projekt

Jak mówić, aby Inwestorzy Cię słuchali? 

Komunikacja z klientami jest o tyle ważna, że decyduje, czy z projektem trafisz w sedno i przyprawisz inwestorów o błysk w oku, czy będziesz tygodniami błądzić po omacku i frustrować się, poświęcając czas na wprowadzanie kolejnych zmian albo tworzenie nowych propozycji.

Na pewno kluczową częścią tej komunikacji jest słuchanie i wyłapywanie potrzeb, zarówno tych zakomunikowanych bezpośrednio jak i tych napomnianych. Inna ważna rzecz to nauczenie się prezentowania swoich propozycji i opinii w sposób, który klientom wyjaśnia Twój tok rozumowania. Nie wystarczy powiedzieć, że “tak będzie dobrze” albo “w ten sposób będzie lepiej”. Należy uzasadnić klientom swoje propozycje i wybory. Znów ważne jest, aby nie atakować ich nadmiarem informacji i wiedzy, ale stanowczo i skutecznie zaprezentować swoje propozycje.

Trzeci ważny aspekt to dyskutowanie ze zdaniem Inwestorów. Nie zawsze ich uwagi będą zasadne, a zmiany, które będą chcieli wprowadzić do projektu, mogą być czasem nierozsądne. W takiej sytuacji zadaniem projektanta będzie dyplomatyczne poprowadzenie projektu w taki sposób, aby uchronić inwestora przed popełnieniem błędu, ale oczywiście bez twierdzeń typu “to błąd”, “nie ma Pani racji”, “to fatalny pomysł”. To właśnie ten moment, kiedy zbudowane wcześniej zaufanie i pozycja eksperta będą kapitałem do wykorzystania, i przy odrobinie empatii i wyczucia wyjdziesz ze wszystkich zakrętów obronną ręką. 

 

Komunikowanie zasad współpracy 

Moją osobistą bolączką było wielokrotnie rozciągnięcie się projektu w czasie, ze względu na brak komunikacji z Inwestorem. Klient, któremu przeciąga się budowa domu, nie ma ciśnienia, aby zakończyć projekt ogrodu w terminie. Mimo umowy z określonymi terminami klienci przeciągali projekt nawet na okres kilku miesięcy. Warto komunikować zasady współpracy. W ofercie wysyłanej klientowi wskazać terminy realizacji, a w umowie zawrzeć klauzulę mówiącą o tym, że za opóźnienia wynikające z braku komunikacji ze strony klienta nie ponosisz odpowiedzialności. Warto może również wskazać w umowie terminy, jakie klient ma na ustosunkowanie się do poszczególnych etapów projektu, np. 10 dni roboczych na przekazanie uwag do koncepcji projektowej. I nie chodzi do końca o to, aby w jakiś sposób egzekwować te 10 dni, ale raczej o to, aby umowa dała klientowi obraz tego, w jaki sposób się z Tobą współpracuje i jakie proponujesz zasady. 

 

Komunikacja z trudnym klientem 

Klienci zdarzają się różni. Bardziej i mniej wymagający. Idealnie jest, jeśli trafiasz na fajnych ludzi, z którymi od razu łapiesz dobry kontakt, a przebieg współpracy jest po prostu przyjemny dla obu stron. Nie zawsze tak będzie. Możesz trafić na różne osoby. Bardziej i mniej miłe, kulturalne bądź nie. Co ważne, to zachować dystans i wykazać się asertywnością. Bez względu na to, ile masz lat i doświadczenia zawodowego, należy Ci się poważne traktowanie i szacunek. Pamiętaj o tym, i po prostu nie pozwalaj sobie wejść na głowę. Trudna współpraca może być do przejścia, o ile nie pozwolisz traktować się źle. Zdarzyło mi się współpracować z klientem, który miał problem z trzymaniem emocji na wodzy i najzwyczajniej w świecie lubił obrażać ludzi. Jako młoda osoba byłam dla niego łatwym celem. Cóż, żadne pieniądze nie są warte takiego stresu i dawki złej energii. W ekstremalnych sytuacjach lepiej po prostu zerwać współpracę.

 

my

Komunikacja z klientem jest ważną częścią naszej pracy. Albo wpłynie pozytywnie na osiągane przez Ciebie efekty, albo będzie bolączką i przyczyną wielu problemów. Na pewno warto się nad tematem pochylić, i zwłaszcza na początku swojej drogi zawodowej zauważyć, jak ważna jest to kwestia. Najlepszym nauczycielem komunikacji z klientem będzie rzecz jasna czas i doświadczenie. Mało osób ma takie umiejętności we krwi. Są to raczej umiejętności nabywane z czasem, kiedy zbieramy kolejne doświadczenia i wyciągamy wnioski z popełnianych błędów.

Zapisując się na nasz newsletter dostaniesz dostęp do Zielonej Teczki, w której znajdziesz kwestionariusz do przeprowadzenia wywiadu z klientem. Warto skorzystać z takiej ściągi. Uwierz mi, że ułatwi Ci to późniejszą pracą. 

Liczę na to, że ten tekst Cię zainspiruje i wyciągniesz z niego cenne wskazówki, które wykorzystasz w swojej pracy.  Zostaw komentarz, jeśli ten tekst Ci się podobał. Masz uwagi? Chcę je poznać. Może chcesz przeczytać na jakiś konkrenty temat, szukasz odpowiedzi na ważne pytania- daj znać. 

Iza