Pierwsze spotkanie z klientem to duże wyzwanie, bo jest na nim mnóstwo do zrobienia. To czas nie tylko na złapanie kontaktu z klientem i przekonanie go, że jesteśmy dla niego odpowiednim projektantem do podjęcia współpracy.

To także czas na wykonanie wstępnej inwentaryzacji terenu, dokumentacji fotograficznej oraz przeprowadzenia dogłębnego wywiadu, który stanie się bazą do stworzenia wytycznych do tego konkretnego projektu.

Jak się przygotować? O czym pamiętać? Jak przeprowadzić to spotkanie, aby się świetnie sprzedać? 

______________________________________

1. Jak się przygotować?

Przygotowując się do spotkania, warto pomyśleć o tym, w jaki sposób przedstawisz to, jak wygląda twój projekt. Jest to o tyle ważne, że bardzo wielu klientów nie orientuje się co zawiera projekt ogrodu i jak szerokie jest to opracowanie.

Oczywiście, możesz klientowi wszystko wytłumaczyć. Ale bardziej obrazowe może być pokazanie przykładowego projektu czy specjalnie przygotowanego portfolio. 

Na takie pierwsze spotkanie warto zabrać ze sobą katalogi roślin. Już na tym etapie można porozmawiać z klientami o tym, jakie rośliny chcieliby widzieć w swoim ogrodzie.

Wiele osób nie zna roślin z nazwy, dlatego posiłkowanie się katalogiem, aby wskazać konkretne rośliny i dzięki temu uchwycić, o jakie rośliny klientowi chodzi, może być pomocne i uprościć komunikację.

Na spotkanie zabierz ze sobą: katalogi roślin, miarę (taśmę mierniczą albo kółko miernicze), telefon (naładowany :)), a także szkicownik- sztywną podkładkę i czyste kartki, które pomogą Ci zrobić szkic terenowy czy notatki.

Jeśli chodzi o notatki, warto to dobrze zaplanować. Robienie notatek na przypadkowym karteluszku obgryzionym ołówkiem nie wygląda dobrze. Dobrze sprawdza się osobny zeszyt na notatki do projektów. W kalendarzu czy plannerze mamy wiele różnych rzeczy i dla uproszczenia warto notatki ze spotkań prowadzić w konkretnym miejscu. Nic Ci nie zginie i wygląda to dobrze i schludnie. 

2. Inwentaryzacja i dokumentacja fotograficzna

Zdjęcia terenu oraz budynku przydadzą się w trakcie projektowania. Aby uwzględnić dom na wizualizacjach, warto zrobić sobie zdjęcia każdej strony elewacji. Dzięki temu łatwo będzie potem odtworzyć położenie otworów okiennych i drzwiowych, a także kształt dachu. Przydatne będą także zdjęcia terenu.

Postaraj się zrobić zdjęcia każdego charakterystycznego miejsca w ogrodzie. Przydatne może też być zrobienie sobie krótkiego filmiku. Stań w miejscu i zrób panoramiczny filmik. Ułatwi on potem przypomnienie sobie, jakie widoki są w pobliżu. Jeżeli na działce są pojedyncze obiekty do zinwentaryzowania, np. jedno czy kilka drzew, studnia, taras- możesz je od razu zinwentaryzować.

Jeśli klient zdecyduje się na współpracę, możesz wtedy od razu przystąpić do prac i nie stracisz czasu na kolejne spotkanie na działce. Jeśli inwentaryzacja wymaga więcej czasu, to pewnie lepiej zaplanować na nią konkretny czas.

3. Wywiad z klientem

Przeprowadzenie wywiadu z klientem jest bardzo ważne i wcale nie łatwe. Trzeba wejść w tym do wprawy. Naszym celem jest uzyskanie jak największej ilości przydatnych informacji, dotyczących nie tylko tego, jakie preferencje mają Inwestorzy, jakie kolory lubią czy jakie rośliny im się podobają.

Ważne jest także, aby dowiedzieć się, w jaki sposób będą korzystać z ogrodu, czy mają jakieś specjalne potrzeby do uwzględnienia.

Na jednym z ostatnich spotkań z klientami po pół godzinnej już rozmowie, w zasadzie przypadkiem Inwestorka napomknęła, że ma córeczkę z zespołem Downa. To otworzyło nowy front naszej rozmowy o ogrodzie i o tym, jak sprawić, aby był dla dziecka bezpieczny, ale też ciekawy i rozwijający, i jak nadać mu cechy ogrodu sensorycznego, które sprawią, że przebywanie w ogrodzie może być częścią codziennej rehabilitacji.

Widzisz, nie każdy klient jest wylewny, nie każdy mówi wprost. Naszym zadaniem jest zadać trafne pytania, dzięki którym uzyskasz takie informacje, które później sprawią, że to będzie ogród szyty na miarę i tak dopasowany do potrzeb, że Inwestorzy sami się zdziwią, bo ich oczekiwania nie były tak duże. Więcej o pierwszej rozmowie z klientem możesz wysłuchać w 05 odcinku podcastu. 

4. Omówienie warunków współpracy

Na pierwszym spotkaniu z klientami zbieramy obszerny wywiad i informacje o terenie, które pozwolą nam później na niezakłócone niczym projektowanie i trafianie z propozycjami w samo serce klienta i samo sedno problemów, które klienci mają, chociaż nie zawsze o tym wiedzą. 

Jednak nie zapominajmy o tym, że na pierwszym spotkaniu z klientami naszym zasadniczym celem jest nawiązanie współpracy. Chcemy “sprzedać” nasz projekt. Jak to zrobić? Po pierwsze, pokaż, że jesteś ekspertem. Oglądając działkę z klientem wypunktuj wyzwania, z którymi trzeba się zmierzyć w projekcie. Celowo piszę “wyzwania”, a nie “problemy”. Nie chcemy narzekać, że klient ma trudny teren. Takimi “wyzwaniami” mogą być na przykład trudne skarpy, słaba ziemia, różnica wysokości, nieciekawe sąsiedztwo.

Pokaż klientowi, że widzisz te “wyzwania”, ale od razu zaznacz, że nie raz miałeś/aś już styczność z takimi sytuacjami i można sobie z nimi na wiele sposobów poradzić.

Tak jak dobry kucharz robi obiad z niczego, tak dobry projektant największy problem przestrzeni zamienia w jej atut, który sprawia, że sposób zagospodarowania ogrodu jest unikalny. Przy czym, co ważne, nie znaczy to, że masz na pierwszym spotkaniu z klientem podsunąć mu gotową koncepcję ogrodu, techniczne rozwiązania i rozwiązać wszystkie bolączki. To nie jest konsultacja, lecz spotkanie w celu nawiązania współpracy.  Inwestor, nasz przyszły klient, powinien poczuć, że: 

• jesteś osobą godną zaufania, 
• znasz się na swojej pracy i masz doświadczenie, 
• zależy Ci na tym, aby mu pomóc i rozwiązać jego bolączki. 

Takie cele możesz osiągnąć na wiele sposobów.

Ważne będzie to, w jaki sposób komunikujesz się ze swoim klientem, jakiego słownictwa używasz. Tu ważna jest pewna rozwaga. Chcemy, aby klient zauważył, że jesteśmy ekspertami, ale nie znaczy to, że mamy go zasypać łacińskimi nazwami roślin, które brzmią dla niego jak zaklęcie. 

Na pierwszym spotkaniu powinniśmy także omówić warunki współpracy. Kiedy masz wolny termin? Ile zajmie Ci praca nad projektem? W jaki sposób pracujesz nad kolejnymi etapami? Jakie są warunki płatności? Czy wystawiasz fakturę z VAT czy bez? Omów najważniejsze kwestie, które interesują Twojego przyszłego klienta. 

A można bez umowy? Faktura nie jest mi potrzebna…

Pewnie usłyszysz takie pytanie nie raz. Pamiętaj, że umowa to Twoja polisa ubezpieczeniowa. Umowa może Cię uchronić przed klientami, którzy nie płacą, a także bezpodstawnymi roszczeniami klientów. W dobrze sporządzonej umowie powinien być zakres Twojego projektu, zasady rozliczeń, zasady współpracy i kontaktu, a także informacje o prawach autorskich czy wycenie kosztów dodatkowych, jeśli takie się pojawią. Projektowanie bez umowy to duże ryzyko. Pomijam tak oczywistą kwestię, że projektowanie bez umowy jest zwyczajnie nielegalne i robienie tego nagminnie może skończyć się bardzo nieciekawie. 

Czy pierwsze spotkanie powinno być bezpłatne? 

To częste pytanie, ale oczywiście każdy ma prawo do własnej decyzji. Co do zasady, takie spotkanie może być czasochłonne. Z dojazdem w jedną i drugą stronę może nam zająć nawet kilka godzin. Ja jednak nigdy nie pobieram opłaty za takie spotkanie, choć zdarzyło mi się, gdy do klientów miałam bardzo daleko, zaoferowałam niewielką sumę, ale potem uwzględniałam ją na poczet honorarium za projekt. Pierwsze spotkanie to nasza inwestycja w to, aby przekonać do siebie klienta i nawiązać współpracę.

Tak sama do tego podchodzę. Czy nie boję się, że się najeżdżę, nagadam i nic z tego nie będzie? Nie. Wcale. Po pierwsze dlatego, że w tej chwili 80% moich klientów to osoby z polecenia. W takich sytuacjach tak naprawdę w większości sytuacji sprzedaż już się dokonała, a moje usługi sprzedali moi właśni zadowoleni klienci, polecając mnie swoim znajomym. Po drugie, jasno komunikuję swoje ceny, widełki cenowe mam nawet na stronie internetowej. Dzięki temu sytuacja, że jadę z ofertą do klientów, którzy spodziewają się, że projekt ogrodu można zlecić za 500zł, bo taką cenę widzieli na allegro, nie mają prawa mieć miejsca. 

To ważne, aby przemyśleć swoją komunikację i zastanowić się, czy robić z cen wielką tajemnicę. Jeśli projektant na portalach społecznościowych pisze: “projekt w atrakcyjnej cenie” albo “konkurencyjne ceny”- wtedy właśnie ryzykuje, że pojeździ na spotkania i straci masę czasu, ale nie zdobędzie klienta. 

Podsumowując, na pierwszym spotkaniu z klientem: 

• postaraj się zrobić jak najlepsze wrażenie, 
• pokaż, że jesteś ekspertem, w tym, co robisz, 
• postaraj się okazać swoje zaangażowanie i po prostu pokaż, że rozwiązujesz problemy, znasz rozwiązania techniczne, czujesz się pewnie w różnych tematach, 
• przedstaw swoje warunki współpracy i ofertę, 
• zrób inwentaryzację fotograficzną, 
• zrób wstępne pomiary, 
• poinformuj klienta, jakich materiałów potrzebujesz, aby przystąpić do projektu (mapa do celów projektowych). 

Liczę na to, że ten tekst Cię zainspiruje i wyciągniesz z niego cenne wskazówki, które wykorzystasz w swojej pracy.  Zostaw komentarz, jeśli ten tekst Ci się podobał. Masz uwagi? Chcę je poznać. Może chcesz przeczytać na jakiś konkrenty temat, szukasz odpowiedzi na ważne pytania- daj znać. 

Iza